Jak urychlit návratnost investice do informačního systému?

Petra Batók 4 minuty 15. 06. 2020
ERP systémy
Za jak dlouho se mi vrátí to, co jsem vložil do nového systému? Tuto otázku by si měli investoři pokládat častěji. Úvahy o tom, jak dostat vložené peníze brzy zpět, vám totiž pomohou najít tu správnou cestu k efektivitě.
Na otázku, proč chce firma nový informační systém, dostáváme nejrůznější odpovědi. Ať už se mluví o lepším přehledu o stavu zakázek, průmyslové automatizaci nebo nutnosti řídit lépe vztahy se zákazníky, všechny míří prakticky k jedinému cíli, a tím je efektivita.

Znát svůj cíl

Pokročilý software vám má ubrat starosti, zastat nudné úkony a uvolnit ruce pro důležitá rozhodnutí. Je něco jako hodně šikovný asistent, který neslouží jen managementu, ale celé firmě. To je dost důležitá pozice, nemyslíte? Proto je potřeba se ještě před začátkem výběrového řízení pořádně zamyslet, co přesně od takového asistenta očekáváte, a určit si priority. Když budete vědět, co je pro vás zásadní, vyhnete se při výběru slepým uličkám. Už samotné výběrové řízení je totiž velká investice a vyplatí se ho vést efektivně. Bylo by škoda, kdybyste kvůli drobnostem proinvestovali čas nejdůležitějších lidí ve firmě, kteří zpravidla o výběru systému rozhodují. Pomoci vám může třeba náš článek, ve kterém vám dáme 6 tipů pro výběr ERP systému.



Levné věci

Levné věci se ve výsledku prodraží, o tom jste se v životě už poučili sami. Co může znamenat nízká cena informačního systému? Pokud si představujete informační systém jako lepší kalkulačku, tak OK, jděte do toho. Budete mít v pořádku účetnictví a máte kam ukládat data.
Pokud ale chcete, aby ta data systém také vyhodnocoval, pracoval s nimi a nabízel na jejich základě užitečné výstupy, pak se připravte na větší investici. Od systému byste měli očekávat, že podpoří všechny důležité procesy ve vaší firmě, dá jim řád a umožní vám je on-line kontrolovat. Tady už nemluvíme o obyčejném asistentovi s průměrným platem, ale o odborníkovi, který zastane mnoho odborné práce, za kterou se mu vyplatí dát férovou odměnu. To je právě ta investice, která se vám vrátí.

V jednoduchosti je návratnost

Stále mějte na paměti své priority. Brzy zjistíte, že ERP systém má téměř nekonečné možnosti, což vás může svádět k vymýšlení dalších a dalších vychytávek. Zkušení konzultanti ale radí: dejte tomu čas. Je lepší rozjet systém v jednodušší podobě, aby fungovaly ty nejdůležitější procesy a vychytaly se nedostatky. Během několika měsíců uživatelé pochopí logiku systému a zorientují se v tom, co systém již umí a co by třeba potřebovali vylepšit. Často se ukáže, že priority leží úplně jinde, než to vypadalo před několika týdny.
 



Motivace dokáže zázraky

Je známo, že jakékoliv změny v práci lidé nepřijímají právě s nadšením. Nezáleží na tom, jaký systém zavádíte, odpor bude vždycky stejný. Je potřeba lidi dopředu motivovat. Vysvětlit jim, proč systém zavádíte, co jim to přinese a jaké přínosy očekáváte pro firmu. Musíte být sami nadšení, abyste své pocity mohli předat ostatním. A dobrá motivace dokáže zázraky: znamená větší podporu uživatelů implementačnímu týmu, lidé se ochotněji učí a chtějí si sami vyzkoušet, co systém dokáže. Taková spolupráce spolu s důsledným trváním na používání systému brzy přinese ovoce. Většinou i největší brblalové uznají, že "je to k něčemu" a používají systém naplno a efektivně.
Když jsme u motivace, při implementaci nezapomeňte na to, že součástí týmu je také dodavatel. Konzultanti jsou také lidé, nikoliv roboti. Asi si dokážete představit, jak ovlivní jejich motivaci, když pracují v přátelském prostředí. Ve vaší firmě stráví konzultant během implementace dost času a pravděpodobně se vám potom bude věnovat i nadále. Případné pohrdavé nebo hnidopišské chování managementu bude jeho motivaci snižovat. 

I malá změna může přinést velké výsledky

Stávající zákazníci už mají představu o tom, co systém dokáže a jak je možné ho ještě využít. U dílčích vylepšení lze zpravidla dobře spočítat návratnost.  Radek Krejčí, IT manažer společnosti ZEZ Silko, uvedl, že propojení automatické měřicí linky s Vision ERP přineslo úsporu 60 % procent času při kontrole vyrobeného kondenzátoru. Tato linka je schopna za jednu směnu zkontrolovat a potisknout cca 700 kondenzátorů. Dříve stejná práce trvala 3 směny. Více se dočtete v článku V ZEZ SILKO řídí Vision ERP vše od výroby kondenzátorů až po stravování.
Napojení konstrukčního softwaru Autodesk na Vision ERP u společnosti Řetězy Vamberk přineslo úsporu 170 pracovních dnů jednoho pracovníka za rok. O tomto řešení a jeho dalších výhodách se dozvíte ve videu z prezentace na konferenci Vision ERP 2018 nebo v článku s příhodným názvem Propojení mezi konstrukčním softwarem a ERP systémem.

Dodržovat nastavené procesy

"Kdybych měl shrnout v krátkosti faktory návratnosti, tak bych řekl, že úspěšní jsou ti zákazníci, kteří se soustředili na důležité věci v jejich procesech," radí Petr Klapka, ředitel Vision Praha. "Tam, kde si našli jasný proces, který precizně dodržují, to výborně funguje. Pokud se firma snaží ošetřit za každou cenu všechny možnosti a začnou svoje procesy komplikovat, to i přes velké investice přestane fungovat a návratnost je v nedohlednu," říká ze zkušenosti Petr Klapka.
Jednoduchost procesů promítnutá do funkčnosti systému také zajistí spolehlivý tok informací mezi jednotlivými pracovními pozicemi. Každý se tak může spolehnout na funkčnost a podporu systému, kterému také lépe rozumí, pokud v něm nejsou procesy zbytečně komplikované.

Kontinuální rozvoj

S návratností investice také souvisí dlouhodobá udržitelnost. Čím déle systém slouží, tím víc se zhodnocuje. Pokud si systém pořídíte s tím, že se jím už dál nemusíte zabývat, neděláte dobře. Je lepší systém postupně rozvíjet a průběžně přizpůsobovat měnícím se podmínkám a procesům. V opačném případě jednoho dne zjistíte, že už vaši firmu informační systém nepodporuje, ale naopak vám procesy komplikuje. V horším případě systém přestanete naplno používat, v lepším se rozhodnete pro reimplementaci.
Například Vision ERP je vzhledem ke své otevřenosti k postupnému rozvoji velmi vhodný. Řada našich zákazníků si Vision pořídila na začátku tisíciletí. Ti, kteří nerezignovali na jeho rozvoj, s jeho pomocí stále, s poměrně malými náklady, podporují své procesy, i když jejich firma mezitím prošla často obrovským rozvojem a velkými změnami.

Další blogové příspěvky