Co je obsahem

Tato část agendy spisové služby je určena k zajištění elektronické distribuce nových nebo změněných dokumentů příslušným pracovníkům v rámci organizace. Agenda zajišťuje důkazy o tom, že dokument byl distribuován a že byl příjemcem přečten. Je nadstavbou pro informační systém Vision ERP.

Účelem této aplikace je eliminovat rutinní práci pracovníků, kteří vytvářejí nebo spravují dokumenty (například směrnice, návody, metodické pokyny a podobně) a uspořit čas potřebný na zajištění distribuce dokumentu mezi pracovníky.

Uvedená nadstavba obsahuje tuto funkcionality:

• Číselník skupin pracovníků (slouží ke snadnému nastavení příjemců dokumentů).
• Funkcionalita pro automatické zařazování pracovníka do správných skupin dle střediska.
• Funkcionalitu pro automatické zaslání odkazu na dokumenty pracovníkům, kteří změní středisko.
• Funkcionalitu, která odešle odkaz na nový dokument, který má schválenou platnost.
• Funkcionalitu, která odešle odkaz na dokument, který má schválenou změnu.
• Funkcionalita, která jediným tlačítkem potvrdí (a v rámci workflow vyřeší) úkol „seznámit se s dokumentem“ – určeno příjemcům dokumentu.
• Vazba na work-flow a systém úkolů.
• Dlaždice upozorňující zaměstnance na existenci nových dokumentů k „seznámení“.

Hlavní principy a logika licencování

Celá funkcionalita má tři části.

1. Doplněk „Distribuce dokumentů spisové služby“ je rozšířením modulu „spisová služba“ a přidává modulu „spisová služba“ schopnost „distribuovat dokumenty automaticky“. Tento doplněk nelze použít bez licence k modulu spisová služba.
2. Modul „Spisová služba“ je samostatně licencovaná agenda.
3. Předpřipravené úlohy distribuce dokumentů spisové služby je množina přizpůsobení a nastavení agendy. Obsahuje dlaždice, skripty a automaticky spouštěné úlohy.