Co je obsahem

Balíček „Spisová služba“ je určený administrativním pracovníkům, managementu a některé části i řadovým zaměstnancům. Je nadstavbou pro IS Vision ERP.
Účelem této aplikace je eliminovat potřebu pracovat s originální papírovou formou dokumentů a zajistit úplné řízení digitální dokumentace.  Evidence obecně sloužící k zachycení a organizaci písemností, které nejsou předmětem jiných specializovaných úloh systému.

Spisová služba spolu s nastavenými procesy obsahuje tuto funkcionalitu:

• Evidence dokumentů rozdělená podle typů a podle číselných řad.
• Práce se vzory dokumentů (vzory smluv).
• Sledování historie změn u některých typů dokumentů.
• Změnové řízení formou work-flow úloh.
• Pravidelné přezkoumávání dokumentů a návaznost na work-flow.
• Zařazování dokumentů dle spisových značek.
• Provázání na datovou schránku.
• Vazba na účetnictví (možnost prvotní evidence došlých faktur)
• Oboustranné propojení na agendy CRMa výroby.
• Automatizované hlídání platnosti dokumentů.
• Workflow pro každý typ dokumentu (řízení dokumentu, přidělování úkolů, schvalování).
• Přístup k agendě prostřednictvím WEBové aplikace (samostatně licencováno).
• Schvalování pomocí WEBové aplikace (samostatně licencováno).

Dokumenty jsou rozděleny podle typů takto:

• Došlá pošta
• Odeslaná pošta
• Kniha došlých faktur
• Dodavatelské smlouvy
• Odběratelské smlouvy
• Formuláře a šablony
• Vzory smluv
• Interní směrnice
• Vědomostní databáze
• Jiné dokumenty

Pro každý typ dokumentu lze vytvořit více číselných řad dokumentů. Každá číselná řada nese informace o typu dokumentu a nastavuje i množinu stavů, kterými dokument může procházet (např. „nový dokument“, „rozpracováno“, „vyřízeno“ a podobně.). Každá řada též určuje, jakým pracovním postupem se tyto dokumenty budou vyřizovat (workflow). U typu „kniha došlých faktur“ lze zaznamenat údaje o faktuře a to buď ručně, nebo automatizovaně pomocí importu z OCR zpracování (není automatickou součástí modulu, nutno implementovat funkcionalitu DOCUx), nebo pomocí QR kódu z faktury pomocí čtečky QR kódů.
Každý dokument nese podrobné informace o svém původu, především vazbu na obchodního partnera (například v případě smluv, došlé pošty a podobně), dále pak soupis úkolů, které plynou pro různé pracovníky z tohoto dokumentu, dále též vazbu na záznamy z jednání s obchodním partnerem a v neposlední řadě souhrn elektronických příloh (sken dopisu, elektronická kopie smlouvy, obrázkové přílohy, přílohy ve formátu word, excel, pdf a jiné).

Zvláštním typem dokumentů jsou ty, které tzv. podléhají změnám. Jsou to obvykle směrnice, vzory smluv a podobně. Tyto dokumenty mají oproti ostatním navíc tu vlastnost, že změny v nich lze provádět pouze řízeným způsobem. Každá změna musí projít návrhem, schválením, distribucí a uvedením v platnost. Program pohlídá provedení všech kroků a zařídí i rozeslání informací všem zúčastněným osobám. Při realizaci změn si program pamatuje historii změn a nemůže být tedy pochyb o tom, jak vypadala směrnice, nebo šablona smlouvy v určité době.

Program splňuje nároky normy ISO 9001:2015. 

Hlavní principy a logika licencování

Celá funkcionalita má tři části.

1. Modul „Spisová služba“ je konfigurovatelný prostřednictvím parametrů, řad, přístupových práv a všemi nástroji přizpůsobení. Lze pomocí něj evidovat všechny uvedené typy dokumentů, má vazbu na účetnictví a úlohy CRM, skladu a výroby (uvedené moduly jsou licencovány samostatně).
2. Modul „Procesy“ je silně doporučovaným rozšířením modulu „spisová služba“ a přidává modulu „spisová služba“ schopnost „schvalovat dokumenty“ pomocí schvalovacích postupů. Pro jednotlivé řady dokumentů lze připravit speciální schvalovací postupy dle požadavků uživatele. 
3. Předpřipravené úlohy spisové služby je množina přizpůsobení a nastavení agendy. Obsahuje účelné nastavení číselných řad, aktivních dlaždic, souvisejících variant datových prohlížečů a nastavení schvalovacích postupů pro jednotlivé typy dokumentů.

Přednastavené úlohy spisové služby

Plocha	Nastavená plocha „spisová služba“ rozdělená do čtyř skupin podle obsahu.
Úkoly moje	Dlaždice otevírá „moje“ nedokončené úkoly ze všech částí systému bez ohledu na to, jestli úkol pochází ze schvalovacího postupu, nebo z jiného zdroje.
Úkoly mého týmu	Dlaždice otevírá nedokončené úkoly všech mých podřízených ze všech částí systému bez ohledu na to, jestli úkol pochází ze schvalovacího postupu, nebo z jiného zdroje (podřízenost se nastavuje pomocí číselníku členění organizace a pomocí zařazení na středisko u pracovního poměru zaměstnance).
Schvalování, vyřizování	Dlaždice otevírá všechny seznam dokumentů napříč spisovou službou, kde existuje „úkol pro mě“ (program se řídí přihlášeným uživatelem).
Směrnice a metodika	Dlaždice otevírá seznam všech platných směrnic a metodických pokynů. Součástí seznamu jsou i dokumenty, které zatím platné nejsou, ale je u nich v rámci předávacího procesu úkol směrovaný na přihlášeného uživatele.
Vzory smluv	Dlaždice otevírá seznam všech platných vzorů smluv. Součástí seznamu jsou i dokumenty, které zatím platné nejsou, ale je u nich v rámci předávacího procesu úkol směrovaný na přihlášeného uživatele. Vzory smluv slouží k automatickému předvyplnění nového dokumentu v řadách odběratelských smluv.
Změnové řízení	Dlaždice otevírá seznam všech rozpracovaných změn na dokumentech, které lze měnit pouze prostřednictvím změnového řízení.
Vědomostní databáze	Dlaždice otevírá seznam všech platných návodů a jiných dokumentů soužících k uchování interního know-how. Součástí seznamu jsou i dokumenty, které zatím platné nejsou, ale je u nich v rámci předávacího procesu úkol směrovaný na přihlášeného uživatele.
Smlouvy odběratelské	Dlaždice otevírá seznam všech platných odběratelských smluv. Součástí seznamu jsou i dokumenty, které zatím platné nejsou, ale je u nich v rámci předávacího procesu úkol směrovaný na přihlášeného uživatele.
Smlouvy dodavatelské	Dlaždice otevírá seznam všech platných dodavatelských smluv. Součástí seznamu jsou i dokumenty, které zatím platné nejsou, ale je u nich v rámci předávacího procesu úkol směrovaný na přihlášeného uživatele.
Pošta	Dlaždice otevírá seznam všech platných dokumentů korespondence. Součástí seznamu jsou i dokumenty, které zatím platné nejsou, ale je u nich v rámci předávacího procesu úkol směrovaný na přihlášeného uživatele.
Faktury	Dlaždice otevírá seznam všech platných faktur. Součástí seznamu jsou i dokumenty, které zatím platné nejsou, ale je u nich v rámci předávacího procesu úkol směrovaný na přihlášeného uživatele.
Datová schránka	Dlaždice otevírá seznam všech automaticky stažených dokumentů z datové schránky. Dokumenty slouží v této evidenci slouží k rozřazení do cílových míst (smlouvy, korespondence, faktury a podobně)
Spisy	Dlaždice otevírá evidenci spisů