Výběr ERP systému

Výběr ERP systému

Optimální postup, který doporučujeme ve fázi výběru nového ERP systému.

Na trhu je mnoho výrobců a prodejců informačních systémů. Ty se od sebe mohou výrazně lišit funkčním rozsahem, oborovým zaměřením nebo možností přizpůsobit se specifickým potřebám zákazníka.
Na druhé straně jsou zákazníci, budoucí uživatelé. Mají své specifické potřeby, různou velikost a různé způsoby řízení.  Dokonce i stejně velké firmy se stejným produkem se mohou svými požadavky výrazně lišit.
Podle nás je třeba nejdříve zmapovat konkrétní požadavky zákazníka a možnosti informačního systému. Až potom můžeme navrhnout konkrétní řešení a stanovit cenu. Obecně platí, že čím více se zpřesňuje definice požadavků a jejich řešení, tím přesnější je návrh ceny.

Proto preferujeme následující postup:

1 - Úvodní jednání (orientační cenová nabídka)

Úvodní seznámení, rámcové ověření vašich požadavků a našich možností. Potvrzení obecné shody ohledně rozsahu požadovaného řešení a předpokládané cenové hladiny, tedy zda jsme v principu požadované řešení schopni realizovat a v jaké výši se bude investice řádově pohybovat. K ověření shody ohledně cenové hladiny je možné zpracovat orientační cenovou nabídku.    

2 - Vstupní analýza (zdarma)

Analýza potřeb podle klíčových uživatelů a firemních procesů. Trvá řádově několik hodin. Náš systém je velice variabilní a přizpůsobí se konkrétním požadovaným procesům. Před prezentací proto chceme více poznat konkrétní požadavky tak, aby byla následná prezentace co nejefektivnější a abychom prezentovali skutečně to, co vás zajímá.

Proč poskytujeme analýzu zdarma?

3 - Návrh a prezentace řešení

Na základě vstupní analýzy navrhneme koncept řešení, který vám potom předvedeme na živém systému. V rámci prezentace můžete upřesnit své požadavky a diskutovat o možných řešeních.

4 - Konkrétní nabídka na prezentované řešení 

Na základě předchozích kroků už je možné zpracovat podrobnou nabídku, která zohledňuje vaše konkrétní požadavky.  

5 - Uzavření kontraktu

Záleží na rozsahu projektu a detailu provedené vstupní analýzy.
V případě menších implementací či podrobně zpracované vstupní analýzy se uzavře smlouva na realizaci celého projektu.
Pokud je projekt většího rozsahu, často se nejprve uzavírá samostatná smlouva na provedení úvodní studie, která slouží k detailnějšímu zmapování požadavků, zpřesnění kalkulace ceny a podrobné definici předmětu dodávky.   

Rizika při požadavku na cenovou nabídku bez provedení analýzy nebo bez konkrétní specifikace požadavků:


1 - Neporovnatelné konkurenční nabídky:
Záleží zcela na individuálním přístupu jednotlivých dodavatelů informačních systémů, co do nabídky zahrnou a co ne.    

2 - Implementované řešení neodpovídá skutečným potřebám:

Nedostatečné řešení za nízkou cenu
Pokud hned na začátku projektu nejsou definovány konkrétní požadavky nebo rozsah řešení a při výběru dodavatele jde pouze o cenu (která je vágně definovaná),  často pak nedostanete to, co jste si představovali. Každý dodavatel totiž v konečném důsledku poskytne služby jen v takovém rozsahu, jaký si zaplatíte.  

Zbytečně velké řešení za vysokou cenu
Pokud máte nekonkrétní požadavky, nepotřebujete zohlednit vlastní představy o řízení firemních procesů, nepotřebujete některé specifické funkcionality atd., může vám zcela stačit tzv. "krabicové" řešení, které má minimální náklady na implementaci a někdy i výrazně nižší provozní náklady.

Obě tyto varianty někdy na několik dalších let negativně ovlivní provoz firmy.