Společnost Vahal s.r.o. patří mezi jednu z prvních firem, kde byl zaveden nový IS Vision32. V počáteční fázi zde byly využívány především ekonomické agendy a postupně se požadavky na podnikový systém dále rozšiřovaly.
Naše spolupráce byla zahájena koncem roku 2002. V roce 2013 pak proběhla nová analýza požadavků na podnikový informační systém, po ní následovalo rozšíření systému o work-flow agendy: spisová služba, evidence dokumentů, schvalovací procesy, evidence porad a další. Nově zde bylo zavedeno také řízení projektů prostřednictvím informačního systému Vision32.
V současné době společnost Vahal s.r.o. využívá IS Vision32 pro řízení všech klíčových agend a také pro archivaci dokumentů v elektronické podobě. Díky možnostem modulu Spisová služba zde načítají do podnikového systému veškerou došlou poštu, zákaznické a dodavatelské smlouvy, faktury, dokumentaci, certifikáty a další písemnosti, které bylo dříve nutné evidovat v písemné formě v „klasickém“ archivu. S ohledem na stovky zákazníků, o které se společnost stará, byl tento krok vítaným zefektivněním každodenní práce.
Významným pomocníkem se stal pro tuto společnost také další modul IS Vision32 – modul Řízení projektů. Jeho pomocí společnost eviduje veškeré projekty řešené u svých zákazníků formou projektového řízení podporovaného podnikovým informačním systémem, s vazbou na další související moduly, jako například sklad či ekonomiku. Vlastní projekty vznikají na základě podkladů předaných z obchodního oddělení, se zachováním přímých vazeb na uzavřené dohody (smlouvy) se zákazníky a subdodavateli. V rámci konkrétních projektů jsou následně servisním oddělením vykazovány dílčí úkony, práce, konzultace a také materiálové položky ze skladu. Vedoucí projektu tak získává účinný nástroj ke sledování plnění dílčích úkolů za chodu, ale také rozpočtů nebo nových požadavků.
Další pomůckou k trvalému zkvalitňování služeb firmy Vahal s.r.o. je modul Porady. Ten slouží jednak k plánování porad, evidenci zápisů z realizovaných porad a k řízení úkolů, které z porad vzešly.
S vazbou na modul Schvalovacích procesů takto vznikl skutečně funkční a aktivní systém s on-line vazbami propojujícími všechny relevantní agendy.
Shrnutí
Vysoké nároky na podnikový informační systém, velké množství specifických dat, široká provázanost podnikových agend a potřeba efektivního řízení projektů vedených u zákazníků – to jsou základní parametry, které společnost Vahal s.r.o. řeší při své každodenní práci. Tyto požadavky byly splněny jednak díky rozsáhlému zavedení IS Vision32, ale také díky velmi dobré znalosti možností tohoto systému klíčovými uživateli.