Co je to ERP systém?

Co je to ERP systém?
Vysvětlení bez zkratek a odborné terminologie
Také máte ve firmě asistentku, účetní nebo třeba recepční, u které se záhadným způsobem scházejí veškeré potřebné informace? Každá firma někoho takového má, třeba vrátného Pepu. Potřebujete náhradní papír do tiskárny? Sháníte kolegu, který není, kde má být? Nevíte, koho zavolat na opravu zásuvky psacího stolu? Pepa na vrátnici vám spolehlivě poradí a navíc je ochotný sám cokoliv donést nebo komukoliv předat vzkaz. Je v podniku už řadu let, zná všechny postupy a procesy. A zatímco se lidé v podniku mění, on na svém místě zůstává a všem rád kdykoliv poradí.
S trochou nadsázky lze říct, že ERP systém ve větší firmě je takový virtuální Pepa. V pokročilém informačním systému se scházejí veškeré informace z podniku, ten je sám správně posoudí a zařadí a předá správným lidem. Zatímco Pepa se všechno dozví, až když se u něj ostatní zaměstnanci zastaví na kávu a cigárko, ERP systém data sbírá soustavně a ze všech oddělení najednou. Nemusíte za ním běhat na vrátnici, potřebná data, čísla i dokumenty máte ve svém počítači.

Efektivní plánování především

A teď přijde to hlavní. Zatímco Pepa je nesmírně užitečný spíš pro běžné zaměstnance, ERP systém slouží manažerům k řízení firmy, a to prakticky neomezené velikosti. V tuhle chvíli už musíme Pepu opustit, protože po něm nemůžeme chtít, aby oběhl výrobu, sklady a obchod a všechna data donesl k řediteli. Dokonce to už nemůžeme chtít ani po excelovských tabulkách, které v dnešní době už zvládnou opravdu mnoho. Ale Enterprise Resource Planning (tedy zkráceně ERP), neboli plánování podnikových zdrojů, na to už Pepa ani tabulky opravdu nestačí.
Mít všechny informace včas pohromadě totiž znamená správně se rozhodnout. ERP systém data dodává průběžně. On-line můžete sledovat, jak se která zakázka vyvíjí, posuzovat efektivitu jednotlivých zdrojů a plánovat jejich využití dopředu. Aktivní systém, jako je Vision ERP, vás navíc upozorní, když se něco odchýlí od plánu nebo od normálu.

Sám odbaví rutinní záležitosti

V čem vám ještě ERP systém pomůže? Kromě toho, že udělá pořádek v dokumentech, jejich evidenci a schvalování, nahradí lidskou práci i v jiných rutinních procesech. Hodně času například ušetří řízení dopravy a přepravy zásilek díky napojení systému na dopravce, jako je Česká pošta či DPD. Informace o zásilkách zadá pracovník do ERP systému a stiskem tlačítka dopravu objedná. Nebo příklad z výroby: pracovník na dílně zadá do systému, že výrobek je hotový, a na skladě se automaticky odepíše použitý materiál a naskladní se hotový výrobek.

Kde je Pepa?

Dobrý ERP systém se buď přizpůsobí procesům ve firmě, nebo je pomůže nastavit tak, aby fungovaly lépe. Sběr informací už neznamená jen ťukání čísel do počítače. ERP systém je sbírá pomocí čárových kódů, čipových karet a jiných technických vychytávek. Má vhodné funkce pro vedení výroby, skladů, obchodu, projektů, ekonomiky a množství dalších. Na zakázku lze další funkce přidat podle potřeb firmy, např. ve Visionu jsme nedávno realizovali pro výrobce stavebních materiálů řízení sprch pomocí čipových karet.
Je vám teď trochu líto Pepy, který zůstal po zavedení ERP systému na vrátnici úplně sám? Nemusí, protože Pepa se může konečně věnovat své práci. Může si vzít dovolenou bez obav, že to bez něj ve firmě nebude fungovat. A až se vrátí, budou se na něj stejně všichni těšit. Protože co ERP systém neumí, je dát si s vámi kafe a cigárko.