Co přinese ERP menší firmě?

Co přinese ERP menší firmě?
Některé menší firmy (řekněme do padesáti zaměstnanců) dnes stále žijí s nesourodým informačním systémem. Obvyklá geneze byla často taková, že v těchto firmách se postupně řešily pouze nejpalčivější oblasti.
Systémy proto obsahují často jen nějaké účetnictví, případně mzdy, nebo jednodušší řízení zakázek. Mnohdy tyto aplikace ani nejsou propojené, a mnohdy se jedná o software psaný na míru, v horším případě i nepodporovaný. 

Uhlídat 5 náklaďáků

Má to svou logiku. Mnozí majitelé primárně rozvíjeli svůj byznys a z počátku udrželi v hlavě základní metriky své firmy. Není přece nutné zavádět řízení všech možných činností ve firmě, když jsou vlastně celkem jednoduché. Asi mi dáte za pravdu, že pět náklaďáků prostě lze uhlídat bez pomoci informačního systému. Jeden člověk prostě dokáže pohlídat, kdy mají prohlídky, kdy se tam má vyměnit olej a pneumatiky. Podobně, u několika málo rozpracovaných zakázek lze na papíře pohlídat termíny, zásobování a finance. Jenže pokud se firmě daří a zakázek začne přibývat, tak už to prostě nejde. Člověk není robot a je unavitelný, takže se časem začnou kupit drobné problémy, nedodělky a podobně.

Systém místo diktátora

Majitelé mají někdy tendenci vše řešit sami, „protože to přece nikdo líp neudělá“.  Firmu tedy obvykle řídí jediný diktátor (šéf), který určuje pravidla. Je to sice operativní, efektivní, ale nemusí to být nutně správně. Ve velkých firmách je tomu jinak. Procesy jsou zmapované, jsou definovány pracovní pozice, pravomoci, odpovědnosti a pracovní náplně. Pokud si diktátoři dokážou uvědomit, že jejich malou firmu tvoří strukturovaný tým lidí a že nemusí velet každému jednotlivému pracovníkovi a že je lepší definovat odpovědnosti a pravomoci, následně je delegovat, začíná se firma posouvat dopředu.

_Y2A1861.jpg

A toto je chvíle, kdy se firma bez solidního systému typu ERP už neobejde. ERP by neměl být zdaleka chápán pouze v kontextu vedení podpůrných procesů jako jsou účetnictví, sklad, mzdy apod. ERP je především nástrojem pro podporu hlavních procesů. Ale jak takový systém uchopit? Někteří majitelé firem doplňují své systémy intuitivně a postupně, podle toho, co je zrovna nejvíce pálí. Při tomto způsobu pořizování software ale hrozí nekoncepčnost a neschopnost dalšího rozvoje. Kdo není zkušený a znalý, nedokáže dohlédnout, co vše bude časem potřebovat. Proto je lepší se rovnou poohlédnout po systému, který má širší možnosti, jež sice aktuálně nevyužiji, ale které dávají možnost dalšího růstu. Obvykle ani nebývá nutné platit za funkce, které podnikatel nevyužívá.

Příklad z praxe

Mám jeden dobrý příklad.  Předminulý rok jsme začali implementovat ERP v menší stavební firmě. Majitel v té chvíli potřeboval palčivě vyřešit (kromě účetních agend a skladu) podrobné sledování nákladů na zakázkách a fakturaci tak, aby nepřicházel o peníze. Dalo se to udělat nějakým „krabicovým systémem“ (aniž bych chtěl tento druh software jakkoliv hanět). Majitel se ale nakonec rozhodl pro vyspělý systém. Implementace základních požadavků šla velmi rychle a během dvou měsíců firma rutinně fungovala s tím minimem, co potřebovala. Pak se ale stalo přesně to, co se mělo stát – majitel zjistil, že lze zefektivnit celou řadu dalších procesů. Firma zvýšila svoje tržby několikanásobně a postupně přistoupila i k využití pokročilejších funkcí systému (kapacitní plánování zakázek, plánovací kalendáře, mobilní aplikace pro dělníky a stavbyvedoucí apod). Podle majitele šlo sice o ne úplně snadný projekt, ale firma by bez něj prostě nebyla tam, kde dnes je. Jde o příklad toho, kdy majitel udělal správné rozhodnutí již na počátku projektu a vynaložil o pár desítek tisíc více na rozšířenou verzi ERP systému.

_Y2A0990.jpg

Je nutné říci, že na trhu je dnes škála ERP systémů. Software samotný obvykle není drahý, dá se i pronajmout, což snižuje počáteční investice. I malá firma si tak může dovolit plnohodnotný ERP systém. Jsme si vědomi, že malá firma nebude využívat zdaleka všechny možnosti a funkce systému.  My dnes umíme systém cenově škálovat tak, aby jim tato investice dávala ekonomický smysl. Ten hlavní přínos však vidí majitelé firem až s odstupem času. Pokud společnost neustrne a má potřebu se rozvíjet, je dodávka šířeji pojatého ERP velmi smysluplnou investicí. Pro firmy to znamená možnosti reagovat na změny ve svých procesech, možnosti stále zlepšovat jejich efektivitu, automatizovat rutinní činnosti, kontrolovat klíčové ukazatele a nedopustit, aby software ve firmě morálně zastaral.