Jak vybrat ERP systém?

Jak vybrat ERP systém?
Rozhodli jste se pořídit do firmy komplexní informační systém, co dál? Je třeba připravit výběrové řízení, které vám pomůže pořídit právě ten software, který vaše společnost potřebuje.

Sepsali jsme pro vás velmi stručně 6 kroků, které zpravidla vedou k dobrému výsledku.

1. Sestavení implementačního teamu

Určete si okruh lidí, kteří budou při zavádění softwaru od začátku až do konce.
Prvním členem by měl být člověk s rozhodovací pravomocí, tedy majitel nebo ředitel společnosti. Dále vedoucí projektu implementace (projektový manažer), odborník, který bude v budoucnu zodpovědný za průběh jednotlivých fází a komunikaci s dodavatelem. Přizvěte také tzv. klíčové uživatele, kteří znají požadavky ze svých oddělení (výrobní ředitel, hlavní účetní apod.)

2. Vnitřní audit a určení priorit

Než začnete poptávat dodavatele, udělejte si co nejpřesnější přehled o tom, co všechno budete potřebovat. Projektový manažer by měl zjistit požadavky od klíčových uživatelů. Následně je musí zkoordinovat tak, aby požadavky jednotlivých oddělení na sebe navazovaly a nebyly ve vzájemném rozporu.
Po schválení výsledného dokumentu je třeba vybrat priority, což vám následně velmi pomůže při vypracování zadání pro výběrové řízení, které po auditu následuje.

VISION-361.jpg

ikona-palec.JPGNáš tip: Při sestavování požadavků byste se měli soustředit hlavně na koncepční věci, které jsou důležité z pohledu řízení firmy, tj. jak plánovat, řídit procesy, sledovat klíčové ukazatele. Neklást důraz na dílčí a drobné požadavky jednotlivých uživatelů, které zpravidla vyplývají z aktuálního způsobu práce a v novém systému nemusí být vůbec relevantní.  

3. První průzkum

Na trhu je řada firem, které nabízejí ERP systémy. V prvním „interním“ kole byste si měli vybrat ty, které oslovíte. Software budete v ideálním případě používat více než deset let, takže se zaměřte na to, aby oslovené firmy byly ekonomicky stabilní, měly dostatečně dlouhou historii a zkušenosti s implementací podobných (velikostí a oborem) firem, jako je ta vaše. Nevybírejte jen podle toho, jak dobrý dojem na vás udělal prezentující. Omezte výběr na cca 5 firem, které přizvete k výběrovému řízení.
Pokud budete chtít získat o dodavateli a jeho produktu relevantní informace, je třeba s ním strávit nemálo času. Když to neuděláte, nedostanete odpovídající nabídku. Nemá smysl oslovovat více dodavatelů, pokud byste pak kvůli tomu postrádali dostatečný prostor pro jednání.

4. Informativní schůzka

Ještě před prezentací systému je dobré se s oslovenými dodavateli sejít a říct si, co si od nasazení systému slibujete a co od dodavatele očekáváte. Při takové schůzce se také dozvíte základní informace o osloveném dodavateli a o způsobu jeho práce. Leccos vám napoví, jaké otázky vám obchodník položí a jak bude reagovat na vaše požadavky.


VISION-064.jpg

5. Prezentace

Rozdělte prezentaci na dvě části – prezentace standardu a poté prezentace návrhu řešení alespoň jednoho vašeho důležitého požadavku. Dejte si na prezentaci maximálně 120 minut. Připravte se na to, že v rámci prezentace budete vstřebávat hodně informací a že prezentátor bude mluvit svým slovníkem. Nehledejte v novém systému vaše staré postupy, přemýšlejte, jak vám nový systém pomůže řídit vaše procesy. Ptejte se, když něčemu nebudete rozumět. Připravte si tabulku s parametry, které od systému požadujete, a poctivě ji během prezentací vyplňujte. Zajistěte, aby na prezentacích byli všichni, kteří budou na výběru participovat.

6. Nabídka

Při porovnávání nabídek se zaměřte na to, jestli obsahují pouze standardní řešení, nebo zda počítají i s přizpůsobením systému. Dejte si pozor na to, zdali má dodavatel promyšlený způsob implementace. Přemýšlejte i o těch částech aplikace, které nyní nebudete potřebovat, ale v budoucnu byste mohli. Neberte cenu jako jediný rozhodující parametr, protože přesnou cenu vám v této fázi nikdo není schopen dát seriózně. Skutečná cena vyplyne až po vypracování analýzy, která reaguje na všechny vaše požadavky.


VISION-345.jpg


ikona-palec-(1).JPGNáš tip: Zkušenost ukázala, že je užitečné ještě před prezentací systému a vypracováním nabídky absolvovat se zákazníkem tzv. vstupní analýzu. Tuto službu poskytujeme bezplatně. Analýza zabere zpravidla několik hodin a pomůže lépe specifikovat požadavky a prezentaci zaměřit na to, co vás opravdu zajímá.