Plánování kapacit v projektech

Plánování kapacit v projektech
Řídíte své zakázky pomocí projektových nástrojů? Řídíte interní projekty? Pokud ano, jak se stavíte k plánování kapacit?
Tato otázka je diskutovaná snad ve všech metodikách projektového řízení. Každá společnost má navíc vlastní implementaci projektového řízení a nějakým způsobem se s plánováním kapacit vyrovnává. Někdo hůř, někdo lépe. Naši zákazníci vědí, že systém Vision32 obsahuje nástroj pro řízení projektů, méně se ale ví, že tento nástroj obsahuje i kapacitní plánování zdrojů. V připravované aktualizaci (db.177) jsme připravili plánovací panel, který celý proces kapacitního plánování značně zpřehledňuje  a zjednodušuje.
Abychom si mohli popsat, jak tato nová funkcionalita pracuje, je třeba nejdříve připomenout základní funkcionalitu plánování zdrojů. Zdroje (lidé, profese, stroje, skupiny strojů a podobně) lze plánovat pro kteroukoliv etapu projektu (chápejte jako část projektu, nebo též prvek stromové struktury projektu). Každý dílčí plán obsahuje identifikaci zdroje, množství časových jednotek, datum od a datum do a způsob zaplánování. Způsob zaplánování může mít tři varianty:
  • Dopředné plánování
  • Zpětné plánování
  • Vážené plánování
Každá ze zmíněných variant má své opodstatnění. Pokud v rámci určité etapy projektu naplánujete montáž zařízení začínající v pondělí a trvající 24 hodin, potom má smysl použít dopředné plánování (zdroj je vytížen na plnou kapacitu od pondělí následující dny, do vyčerpání 24 hodin). Pokud však plánujete práci projektovému manažerovi a víte, že na etapě trvající jeden týden bude muset nechat přibližně jeden den čistého času, pak můžete použít vážené plánování (zdroj je v takovém případě naplánován na celý týden, ale denně je 20% jeho kapacity).
Vytvořený plán má smysl, jen když proti němu sledujete i skutečnost. Program toto provádí pomocí vykazování výkonů. Program musí zareagovat na to, že některý výkon je již hotový, jiný naopak ne, ačkoliv byl naplánován a podobně. Každý den potom dochází k přeplánování pomocí evidovaných skutečných výkonů a každý den teoreticky vzniká nová situace. Abyste mohli zareagovat, potřebujete přehledně vidět co se děje a mít možnost plány korigovat.
Představte si, že korigujete existující plán, nebo připravujete nový projekt.  Pracujete s konkrétním zdrojem nebo s konkrétní skupinou zdrojů. Aktuální vytížení nejpřehledněji uvidíte tak, že na časové ose zobrazíte všechny jeho naplánované výkony. Když sečtete vytížení zdroje v kterémkoliv dni, uvidíte, nakolik je zdroj v daný den vytížený.


obr1.png

To je sice užitečné, ale samo o sobě byste jen pasivně přihlíželi aktuálnímu stavu. Vy potřebujete s plánem pracovat. K tomu je v systému Vision32 plánovací tabule, která obsahuje jak pohled na zdroj, tak pohled na projekt.

obr2.png

Tabule je rozdělena na dvě části. Horní zobrazuje vybraný projekt, jeho rozložení etap v čase a seznam všech zdrojů použitých na jednotlivých etapách.
Dolní část zobrazuje na několika záložkách všechny zdroje použité na daném projektu. Zdroj ale může být naplánovaný i na jiném projektu, proto jsou v dolní části zobrazeny všechny aktivity konkrétního zdroje a to bez ohledu na to, kterého projektu se plán týká. V součtovém řádku potom přehledně vidíte součet všech naplánovaných kapacit jednoho zdroje v procentech. Tam kde je zdroj přetížený, je součet větší než 100% a součet je zobrazen červeně.
Obě části lze rolovat doprava a doleva tak, aby bylo možno prohlédnout celý projekt. Obě části jsou navíc synchronizované, takže pohyb po časové ose v jednom okně se automaticky ději i v druhém okně. Z tabule lze přímo zobrazit kterýkoliv projekt nebo jeho etapu, naplánovaný zdroj, lze se v zobrazení rychle posouvat na dnešní den, na začátek etapy, na začátek naplánovaného výkonu a podobně.
Největším přínosem jsou plánovací funkce a funkce pro prohlížení plánu. Uživatel může pomocí myši:
  • Přesunout naplánovaný výkon na jiný zdroj a uvolnit přetížený zdroj.
  • Posunout naplánovaný výkon v čase dopředu, nebo dozadu (po aktuální den).
  • Přidat další zdroj.
  • Měnit rozložení váženého plánu.
  • Vyloučit některé projekty z výpočtu (nechcete například brát ohledy na nepotvrzené projekty).
Jsme přesvědčeni, že plánovací tabule vám významně zjednoduší plánování zdrojů.

Petr Klapka
jednatel společnosti