Zpět

Zakázky

Zakázky
Systém zakázek je určen především společnostem, které prodávají služby, realizují rozsáhlejší zakázky s dodávkami vlastních výrobků, zboží a výkonů. Nejčastější použití je u společností s vlastní výrobou.

Zakázky jsou evidovány v samostatných číselných řadách a slouží k zachycení údajů o „zakázce“. Číslo zakázky je velmi důležité z pohledu účetnictví, protože se dostává až na položku účetního dokladu. Umožňujeme tím sledovat náklady a výnosy zakázky přímo v účetnictví a to do nejmenších podrobností. U zakázky můžete evidovat souhrnné informace a položkové informace, zachycující konkrétní objednané položky.

Mezi souhrnnými informacemi zakázky najdete označení odběratele, referenty, termíny dodání, čísla zákazníkovi objednávky, seznam souvisejících dokumentů ze spisové služby, záznamy o jednáních (historie jednání), soupisy vazeb zakázky na další části systému, poznámky a další hodnoty.

Zakázkovými položkami jsou zvlášť skladové položky (nebo výrobky) a položky dodávaných prací (služeb, výkonů). Zakázka rozlišuje plán a skutečnost.

Plánování

Plánování zakázky může mít mnoho podob. Už záznam požadované práce a požadovaných dodávek je ve skutečnosti plán. Systém umožňuje tvořit plán odděleně pro materiál (výrobky) a pro práce (výkony).

V případě materiálu (výrobků) se pro plánování používá stejná logika, která je použita u přijatých objednávek. Zaznamenáte do systému požadavek na materiál a systém s touto informací dál procuje. Pokud je materiál skladem, umožní vám jej zarezervovat právě pro tuto zakázku (případně to udělá automaticky), pokud materiál není skladem, vytvoří se požadavek na dodání (u materiálu je tento požadavek použit při sestavování vydaných objednávek, u výrobku je tento požadavek použit k naplánování výroby a sestavení výrobního).  Funkce pro automatickou rezervaci a práci s požadavky je popsána podrobně v části „přijatých objednávek“

V případě výrobků je plánování obohaceno o tzv. konfigurátor výrobku a o operativní kalkulaci. Tato funkce se uplatní především tam, kde je každý nový výrobek originálem, nebo alespoň originálem sestaveným z typových dílů. Funkce kalkulace vám umožní pomocí nástrojů TPV sestavit materiálovou soupisku, technologický postup včetně subdodávek a provést aktuální operativní kalkulaci.   Konfigurátor má v podstatě tytéž možnosti, jen umožňuje tvořit typový výrobek pomocí šablon.
Znamená to, že si můžete předem připravit vzor výrobku, kde na jednotlivých pozicích materiálu budou všechny použitelné varianty včetně variantních spotřeb (rozměrů). Při sestavování normy pak již jen řešíte odchylky od standardu a nemusíte výrobek skládat kompletně celý. Elementárním příkladem použití je výrobek, který se vyrábí ve vícero povrchových úpravách. Pomocí konfigurátoru tedy použijete rozpisku daného výrobku a jen upřesníte, jaká bude povrchová úprava. V obou případech obsahuje operativní kalkulace technologický postup. Tento postup je zdrojem pro plánování kapacit ve výrobě.

V případě výkonů zakázky (nesmí se plést s operacemi v technologickém postupu) lze opět plánovat kapacitu, časový rozvrh a zdroje. V nejčastějším případě bude zdrojem člověk, nebo skupina lidí. Systém vám umožní naplánovat výkony zdrojů pomocí plánovacích algoritmů. Podle zvolené metody můžete plánovat výkony:
- dopředně (od daného data dopředu – zjistím, kdy bude práce hotová)
- zpětně  (od daného data zpět – zjistím, kdy nejpozději musím s prací začít)
- váženě (od data po datum – zjistím, jak mi výkon průměrně vytíží zdroj)
 

Zakázky na „opravy“

Rozšířením funkcionality je zpracování zakázek na opravy. Tato funkcionalita umožňuje řešit typické úlohy firem, které provádějí opravy čehokoliv. Systém umožní sledovat záruční doby, umí sledovat, karty výrobků, co se na nich v minulosti realizovalo, jestli je to ještě v záruce a podobně. Funkce podporuje typické workflow oprav (přijetí zakázky – přezkoumání – realizace - fakturace). Tato funkce je přímo napojena na fakturaci a usnadňuje tak vyúčtování zakázky.

Realizace zakázky

Podobně jako u přijatých objednávek je i zde stěžejní vazba na skladové hospodářství. Systém plně spolupracuje se skladem a jakékoliv pohyby na skladech jsou propojeny se zakázkou. To platí jak v případě dodávaného materiálu, tak v případě výrobku (viz „automatické vyskladnění“).
Výrobek se navíc prostřednictvím požadavku na výrobu dostává přímo do výroby a výroba je sledována pomocí výrobního modulu (TPV, plánování výroby, řízení výroby, spotřeby materiálu, vykazování operací ve výrobě, řízení kooperací, odvádění výroby na sklad hotových výrobků atd.)
Výkony zakázky lze odvádět na základě plánovaných hodnot, nebo samostatně. Velkou přidanou hodnotou je možnost účtování výkonů do podrozvahového účetnictví. Tato funkcionalita vám umožní sledovat náklady na zakázku opravdu on-line a to i včetně nákladů na mzdy, které by se jinak do účetnictví dostávaly jednou měsíčně při zpracování mezd.

Automatické vyskladnění

Se skladem souvisí funkce "vyskladnění", která vygeneruje kompletní výdejku ze všeho zboží, které je pro danou objednávku rezervováno nebo i jen požadováno (v tom případě musí být zboží volné a musí být na skladě). Funkce vám umožní efektivně vytvořit pohyby na skladech. Objednávku je možno vyskladnit postupně a z více skladů současně.

Doprava

Součástí položek zakázek je i možnost plánování dopravy. Program umožní pro jednotlivé části objednávky plánovat dopravu (termíny, dopravce, vzdálenosti, místa vykládek, ceny a podobně). Systém plánování dopravy umožňuje sdružovat pro jeden „odvoz“ položky z vícero objednávek, nebo naopak jednu objednávku rozdělit do více „odvozů“. 

Fakturace

Zakázky jsou napojeny na fakturaci a lze tedy přímo na základě zakázky generovat zálohové faktury, nebo daňové doklady. Je zde sledováno i saldokonto, takže uživatel vidí, které objednávky respektive faktury z nich vystavené jsou již uhrazeny a může tedy tyto objednávky vyskladnit, vyfakturovat (přičemž je automaticky odečtena zaplacená záloha). Rozšířením fakturace u zakázek je možnost plánování fakturace. Můžete tedy předem nachystat budoucí fakturační položky - to jsou případy, kdy se s odběratelem domluvíte na pevné ceně - a systém potom vyúčtuje automaticky již jen to, co bylo domluveno, nebo to co bylo označeno jako vícenáklady.

Stav zakázky a workflow

Funkce je podobně jako ostatní funkce napojena na systém řízení toku práce. Tato nadstavba vám umožní sledovat tok práce mezi jednotlivými pracovišti. Funkce je zcela obecná. Můžete pro zakázku nadefinovat kroky a stavy, kterými musí zakázka projít. Můžete tak docílit dokonalého přehledu o stavu realizace zakázek včetně stavu plnění úkolů jednotlivých pracovníků.