Řízení a plánování projektů v ERP systému

Co je obsahem

Podnikáte-li v oboru, kde každá zakázka vyžaduje specifický plán, velké množství spolupracujících osob a podrobné sledování plnění, může vám tato funkce významně pomoci. O projektovém řízení není třeba uvažovat jen ve vztahu k externím zakázkám, ale též k řízení interních rozsáhlých projektů. Tím se myslí investiční akce, zavádění organizačních norem, realizace marketingových kampaní, plánování a sledování business plánů a podobně.

Jsou zde důsledně zachovány vazby mezi obchodem a projektovým řízením. Z jednotlivých naplánovaných etap projektu vznikají požadavky na výrobu, která je dále řízena výrobními úlohami. Ve vztahu ke skladovému hospodářství jsou vazby opět přímé.

Projekty obsahují plánování požadavků na materiál a zboží a umožňují realizovat skladové pohyby. Významnou funkcionalitou je plánování kapacit pro realizaci projektů a sledování výkonů na projektech, případně plánování subdodávek a sledování subdodávek. I projektové řízení má přímé vazby do účetnictví a díky tomu lze vysledovat rentabilitu až na úroveň jednotlivých dílčích etap projektů.

Projektové řízení je propojeno se všemi podpůrnými agendami, včetně zpracování účetnictví, kompletního skladového hospodářství a zpracování mezd. Systém je doplněn i drobnými agendami, z nichž za zmínku stojí evidence porad a spisová služba.

Projektová dokumentace

U rozsáhlých projektů bývá typické velké množství různorodé dokumentace, z nichž některou je potřeb sdílet mezi účastníky projektů. Pro správu dokumentace primárně využijete „spisovou službu“, která má přímou vazbu na projekty.

Pro neřízené dokumenty, nebo dokumenty, které se neschvalují, slouží „Deník projektu“. Deník zachytává každodenní dokumentaci a plní i funkci nástěnky projektu. Může však obsahovat i zápisy z jednání, návrhy řešení, rozpočty, stavební deník a podobně.

Je-li projekt spojen s vlastní výrobou, je na projekt napojeno i TPV (technická příprava výroby) a v podstatě platí to samé, co pro dokumentaci u výrobních organizací.
U řízené dokumentace můžete zajistit plnění požadavků normy ISO 9001:2008 a systém hlídá historii změn i verze dokumentů. Další průběžná dokumentace je uchovávána v elektronické podobě a vychází z další funkcionality systému (výrobní příkazy, mzdové lístky, výdejky a podobně).

Návrh a plánování projektů

Tato funkcionalita slouží k sestavení projektu. Jsou-li vaše projekty alespoň trochu podobné jeden druhému, můžete využít šablon, které vám proces návrhu projektu výrazně zautomatizuje. Pokud ne, pomůže vám projekt sestavit vizuální projektový plánovač. Používáte-li produkt „MS Project“, zjistíte, že některé postupy vám budou důvěrně známé.

Systém ctí základní projektový „trojimperativ“, kterým jsou cíl projektu, čas a zdroje.

Časový průběh projektu a strukturu můžete plánovat formou Ganttova diagramu. V prostředí Ganttova diagramu lze přímo plánovat zdroje (kapacity strojů, kapacity lidí, požadavky na materiál, výrobky, požadavky na kooperace). Plánování kapacit využívá kapacitní kalendář a umožňuje dopředné, zpětné i poměrné vytěžování kapacit.
Z Ganttova diagramu můžete definovat cíle jednotlivých etap, včetně odpovědností jednotlivých pracovníků. Každou etapu projektu lze rozpočtovat v předem nadefinované struktuře.

Záznamy z jednání týmů

Součástí projektového řízení jsou záznamy o jedáních. Jde veskutečnosti o tutéž datovou strukturu, která je součástí oobchodních příležitostí, nabídek a dalších CRM modulů. Tuto evidenci můžete použít na evidenci důležitých informací z komunikací emailem, telefonicky nebo i z osobních jednání. Zajímavou možností je napojení historie jednání na příchozí emaily nebo natelefonní ústřednu. Docílíte tak automatického zachycení veškeré komunikace, týkající se projektů. 

Projektový tým, záznamy z porad

Součástí návrhu každého projektu je návrh  projektového týmu.  Tato jednoduchá tabulka slouží jako báze k následné distribuci úkolů a podobně. K tomu je systém napojen i na záznamy z porad. Napojení je realizováno volnými vazbami typu m:n. K jednomu projektu tak můžete mít připojeno libovolné množství porad a opačně z porad se dozvíte, kterých projektů se týkala. Je to efektivní nástroj pro operativní řízení.

Zajištění materiálu, zboží a výrobků

U projektů nemusíte potřebovat pouze materiál, tak jak je to v případě výroby. Projekty mohou mít daleko složitější potřeby a skutečně můžete pro realizaci projektu potřebovat nejen materiál pro výrobu vlastního výrobku, ale též drobný materiál, který se spotřebuje přímo při realizaci jednotlivých etap (např. stavební práce).  Každopádně vám systém tuto činnost usnadní a hlavně jí dá jednotný řád. Program primárně pracuje těmito informacemi:

• Aktuální projekty a jejich materiálové pokrytí.
• Aktuální výrobní příkazy a jejich materiálové pokrytí.
• Plán výroby a požadavky na materiál z něj plynoucí.
• Aktuální stav materiálu na skladech.
• Aktuální stav materiálu na cestě (co je objednáno a potvrzeno).
• Aktuální stav rezervací (co je na skladě, ale určeno pro konkrétní zakázky).
• Nastavené limity minimálního stavu zásob.
• Dodací lhůty dodavatelů.
• Termíny zahájení jednotlivých etap a termíny zajištění materiálu.
• Aktuální stav rozpracovanosti.

 
Z těchto údajů systém navrhuje optimální množství a termíny objednávání materiálu, případně navrhuje dodavatele podle zvolených kritérií. Systém umožňuje mnohé procesy zautomatizovat a usnadnit tak obsluze včas pokrýt výrobu požadovaným materiálem, aniž by vznikaly neefektivní vysoké zásoby. Pro tuto činnost se využívají moduly „Požadavky na nákup“, „Poptávkové řízení“, „Vydané objednávky“ a to vše v návaznosti na sledování zakázek, kalkulace a sklady.

Sledování výkonů

Sledování výkonů na projektech vám umožní získat okamžitou představu o spotřebovaných zdrojích, o nákladech a též o aktuálním stavu rozpracovanosti projektu.  V návaznosti na kapacitní plán je  mnoho akcí značně zautomatizovaných a pracovníci dostávají průběžný přehled o svých úkolech. Záznamy o výkonech mají zajímavou samodokumentační vlastnost - každý textový popis v záznamu o výkonu je automaticky spojen s deníkem projektu. Všechny záznamy výkonů tak v deníku vytváří analogii "stavebního deníku". 
Na straně vyhodnocování můžete jednotlivé výkony volitelně účtovat na podrozvahové evidenci a získáte tak okamžitě i informace o nákladech, jež by jinak byly zahrnuty až ve vyúčtování mezd.  Z toho plyne, že můžete průběžně sledovat finanční plán proti skutečným nákladům. 

Sledování subdodávek

Systém sleduje projektu po jednotlivých etapách. Každá etapa může obsahovat naplánované subdodávky a vám se dostane do rukou nástroj pro zefektivnění tvorby vydaných objednávek, případně pro tvorbu poptávkových řízení. Systém vám takto umožňuje v návaznosti na spisovou službu a objednávkový modul udržet si perfektní přehled o nákladech subdodávek, o smlouvách, o aktuálním stavu realizace a odpovědnostech jednotlivých pracovníků.

Ukončení a předání projektu

Hotový projekt formálně vzato předáváte prostřednictvím předávacích protokolů. Optimální postup u složitých projektů je předávání jednotlivých dílčích etap a celý projekt již jen odkazem na předání dílčích etap. Systém vám umožní formalizovat tyto činnosti a pomocí schvalovacích postupů vám pomůže udržet kontrolu nad předávací dokumentací. Tato část opět velmi úzce využívá funkcí „spisové služby“. Konfigurace je závislá na zvyklostech a potřebách jednotlivých uživatelů.

Fakturace

Projekty je možno automatizovaně fakturovat a systém pro tuto činnost nabízí celou škálu nástrojů. Fakturaci je obecně možno plánovat již ve fázi návrhu projektu.
Program vám umožňuje vyfakturovat jednotlivé etapy projektu podle plánované fakturace a to bez ohledu na realizované náklady. V tomto případě program automaticky zahrne do fakturace i vícenáklady, tedy vše, co nebylo původně plánováno a co v průběhu realizace naběhlo navíc.
Druhou možností je fakturace vypočtená podle skutečně realizovaných nákladů (materiál, výrobky, výkony, subdodávky). V tomto případě nemusíte fakturaci plánovat předem a můžete dokonce některé náklady z fakturace vyloučit. 
Faktury můžete vystavovat postupně a program sám zohledňuje, co již bylo vyfakturováno tak, aby se na nic nezapomnělo, či nevyfakturovalo vícekrát. Je zjevné, že tato část systému velmi úzce navazuje na fakturaci, saldokonto, evidenci DPH a účetnictví.

Vyhodnocení projektů

Vyhodnocení projektů je nejdůležitějším zpětnovazebním nástrojem. Implementace je závislá na vašich potřebách. Systém vám nabízí možnosti sledování rentability až na úroveň jednotlivých lidí a dalších zdrojů projektu. Samozřejmostí je možnost vyhodnocení rentability projektu jako celku, zákazníka, konkrétních částí projektů a podobně. Mimo rentabilitu můžete též vyhodnocovat kvalitu, plnění termínů a další parametry projektu. Systém je v této části značně otevřený a kvalita výstupů bude přímo úměrná kvalitě pořízených dat.