Zpět

Řízení procesů a schvalovací postupy

Řízení procesů a schvalovací postupy
Řízení procesů je téměř nezbytnou funkcionalitou pro každou větší společnost. Umožňuje řídit oběh dokladů a informací ve firmě a to velice efektivním způsobem.

Ve chvílích, kdy s jedním dokumentem musí pracovat více lidí, nebo kdy potřebujete řešit schvalování smluv a dalších dokumentů je vhodné implementovat funkcionalitu, která se nazývá „Procesy“. Implementací získáte navíc možnost řídit oběh dokumentů a neztratit přehled o tom, kdo, kdy a čím byl pověřen.
Funkce umožňuje obecně řídit tok práce. Funkce je přístupná pro většinu typů dokumentů a pomocí přiřazení konkrétního způsobu zpracování ke konkrétnímu typu dokumentů můžete nastavit a kontrolovat jednoznačná pravidla pro zpracování.
Funkce pracuje s agendou „úkoly“ (viz workflow) tak, že uživatelům automaticky podle nastavených pravidel vytváří úkoly s termínem, navázané na daný dokument. Jakmile uživatel daný úkol splní, program automaticky vytvoří následný úkol pro dalšího pracovníka a to tak dlouho, než je celý proces zpracování u konce. Uživatelé jsou díky tomu trvale informováni o dokumentech, které mají zpracovat, mají i návod jak dokument zpracovat, případně pošlou dalšímu zpracovateli „vzkaz“. Systém zajišťuje, aby nebyly vynechány žádné kroky procesu. Jednotlivé kroky procesu lze navíc uživatelsky modifikovat a po ukončení každého kroku spouštět další požadované funkce. Po ukončení kroku lze například odeslat informativní email pracovníkovi, kterému je dokument předán k vyřízení, zkontrolovat úplnost záznamu, změnit stav dokumentu a podobně.
Nejčastějším případem použití je zpracování obchodní smlouvy. Řekněme, že smlouvu vytvoří obchodník, vedoucí obchodu ji schválí a předá zákazníkovi, ředitel podepisuje a asistentka založí do archivu. Na tomto procesu se podílejí hned čtyři lidé. Proces samozřejmě nemusí být zdaleka tak přímočarý.
Výhody této funkce jsou obrovské. Svůj systém můžete díky této funkci posunout o řád výš. Začnete skutečně kontrolovat a řídit tok práce. Významně snížíte možnost obcházení firemní procesů, dosáhnete lepší kontroly odpovědnosti a vymahatelnosti úkolů. Eliminujete množství nedodělané práce.

Další funkce
Zobrazení zprávy při otevření dokumentu - Umožňuje zobrazit následnému zpracovateli dokumentu vzkaz od předchozího zpracovatele ve workflow.

Hromadné zpracování - Umožňuje u vybraných dokumentů provést hromadně tentýž krok.

Skripty před a po proběhnutí kroku - Umožňuje vkládat libovolný programový kód před a za událost zpracování kroku a tím v podstatě neomezeně modifikovat možnosti systému.

Definice schvalovacích postupů - Umožňuje sestavovat schvalovací postupy.