Spisová služba

Efektivní správa dokumentů je přínosem pro celou vaši organiaci. Třídění, schvalování, automatické přiřazování. Vedení "papírové války" nikdy nebylo snazší.

Jak to funguje

Hlavní myšlenkou je umožnit hned na vstupu do firmy dokument převést do elektronické podoby (naskenovat) a potom již pracovat pouze s touto kopií. Dokumenty, které vznikají ve firmě, prochází různými procesy v elektronické podobě do té doby, než je někdo vytiskne.
Mám zájem o podobné řešení

Co je obsahem


Prostřednictvím tohoto doplňku můžete efektivně spravovat řízenou dokumentaci ve firmě. Dokumenty jsou rozděleny podle typů
  • došlá pošta
  • odeslaná pošta
  • dodavatelské smlouvy
  • odběratelské smlouvy
  • směrnice a metodické pokyny
  • formuláře a šablony
  • vzory smluv
  • kniha došlých faktur
  • ostatní dokumenty
 
Všechny dokumenty jsou evidovány v číselných řadách. Každá číselná řada nese informace o typu dokumentu a nastavuje i množinu stavů, kterými dokument může procházet (např. „nový dokument“, „rozpracováno“, „vyřízeno“ a podobně.). Každá řada též určuje kde je umístěn originál dokumentu. Spisová služba využívá funkce pro řízení workfow („procesy“) a umožňuje řídit předávání dokumentu mezi jednotlivými pracovníky. Systém předávání je velmi propracovaný a umožňuje nejen udržet pořádek v dokumentaci, ale i jednoznačně rozdělovat odpovědnost jednotlivých pracovníků.
Každý dokument nese podrobné informace o svém původu a vazbu na obchodního partnera (například v případě smluv, došlé pošty a podobně), dále pak soupis úkolů, které plynou pro různé pracovníky z tohoto dokumentu, vazby na záznamy z jednání s obchodním partnerem a v neposlední řadě souhrn elektronických příloh (sken dopisu, elektronická kopie smlouvy, obrázkové přílohy, přílohy ve formátu word, excel, pdf a jiné).
 
Zvláštním typem dokumentů jsou ty, které tzv. podléhají změnám. Jsou to obvykle směrnice, vzory smluv a podobně. Tyto dokumenty mají oproti ostatním navíc tu vlastnost, že změny v nich lze provádět pouze řízeným způsobem. Každá změna musí projít návrhem, schválením, distribucí a uvedením v platnost. Program pohlídá provedení všech kroků a zařídí i rozeslání informací všem zúčastněným osobám. Při realizaci změn si program pamatuje historii změn a nemůže být tedy pochyb o tom,  jak vypadala směrnice, nebo šablona smlouvy v určité době.
Program splňuje nároky normy ISO 9001:2008. 

Mám zájem o prezentaci systému.

Souhlasím se zpracováním údajů