Zpět

Spisová služba

Spisová služba
Účelem této aplikace je trochu nadneseně zbavit se papírů a pracovat jen s elektronickými podobami dokumentů.

Hlavní myšlenkou je umožnit hned na vstupu do firmy dokument převést do elektronické podoby (naskenovat) a potom již pracovat pouze s touto kopií. Dokumenty, které vznikají ve firmě, prochází různými procesy v elektronické podobě do té doby, než je někdo vytiskne.
Prostřednictvím tohoto doplňku můžete efektivně spravovat řízenou dokumentaci ve firmě. Dokumenty jsou rozděleny podle typů

·         došlá pošta
·         odeslaná pošta
·         dodavatelské smlouvy
·         odběratelské smlouvy
·         směrnice a metodické pokyny
·         formuláře a šablony
·         vzory smluv
·         kniha došlých faktur
·         ostatní dokumenty
 
Všechny dokumenty jsou evidovány v číselných řadách. Každá číselná řada nese informace o typu dokumentu a nastavuje i množinu stavů, kterými dokument může procházet (např. „nový dokument“, „rozpracováno“, „vyřízeno“ a podobně.). Každá řada též určuje kde je umístěn originál dokumentu. Spisová služba využívá funkce pro řízení workfow („procesy“) a umožňuje řídit předávání dokumentu mezi jednotlivými pracovníky. Systém předávání je velmi propracovaný a umožňuje nejen udržet pořádek v dokumentaci, ale i jednoznačně rozdělovat odpovědnost jednotlivých pracovníků.
Každý dokument nese podrobné informace o svém původu a vazbu na obchodního partnera (například v případě smluv, došlé pošty a podobně), dále pak soupis úkolů, které plynou pro různé pracovníky z tohoto dokumentu, vazby na záznamy z jednání s obchodním partnerem a v neposlední řadě souhrn elektronických příloh (sken dopisu, elektronická kopie smlouvy, obrázkové přílohy, přílohy ve formátu word, excel, pdf a jiné).
 
Zvláštním typem dokumentů jsou ty, které tzv. podléhají změnám. Jsou to obvykle směrnice, vzory smluv a podobně. Tyto dokumenty mají oproti ostatním navíc tu vlastnost, že změny v nich lze provádět pouze řízeným způsobem. Každá změna musí projít návrhem, schválením, distribucí a uvedením v platnost. Program pohlídá provedení všech kroků a zařídí i rozeslání informací všem zúčastněným osobám. Při realizaci změn si program pamatuje historii změn a nemůže být tedy pochyb o tom,  jak vypadala směrnice, nebo šablona smlouvy v určité době.
Program splňuje nároky normy ISO 9001:2008.