Jednotlivé části systému Vision32 je „All-In-One“ (vše v jednom) jsou navrženy tak, aby na sebe logicky a efektivně navazovaly. Systém pomocí těchto vazeb sleduje postupy, které se s drobnými modifikacemi používají snad v každé organizaci. Hlavní proces začíná marketingem a přes obchodní nástroje pokračuje k plánování a řízení zakázek podle typu firmy. Systém podporuje postupy ve firmách zaměřených na výrobu realizaci rozsáhlých projektů nebo prodej služeb a zboží.
Jedna firma může využít i kombinaci těchto postupů, používat je současně  a do značné míry je modifikovat. Hlavní proces nejčastěji pokračuje expedicí či předáním zakázky a končí fakturací a vyhodnocením. Přitom je neoddělitelně spojen s podpůrnými procesy, jako je účetní agenda, mzdová a personální agenda, řízení skladů a zásobování. Doplňující úlohy zajišťují komplexnost celého systému.

Hlavní procesy

Marketing

Marketing

Každá firma nějakým způsobem marketing dělá. Má-li jej však realizovat smysluplně, musí jej plánovat, kontrolovat a vyhodnocovat. Zkušenosti z praxe ukazují, že nejvhodnější je řídit marketingové akce projektově. A právě takto jsou v systému Vision32 funkce dotýkající se oblasti marketingu navrženy.


Základem pro řízení marketingu v systému Vision32 jsou tzv. "
marketingové akce" (interní marketingové projekty). Každou marketingovou akci lze rozplánovat do etap, nastavit rozpočet, definovat obsah, cíle a metriky.  Marketingové akce slouží i jako nástroj pro řízení kooperaci projektového týmu, sledování výkonů a aktivit, sdílení informací (úložiště dokumentace), sledování skutečných nákladů (materiál, subdodávky, vlastní výkony), uchovávání relevantních smluv a podobně.

Marketingová akce umožňuje pracovat s tzv. cílovou skupinou. Tato funkcionalita se uplatní, pokud je akce zaměřena na konkrétní adresáty, tedy pokud není anonymní. S cílovou skupinou lze pracovat a jakýkoliv projevený zájem je pro systém signál pro vytvoření tzv. „obchodní příležitosti“. Záznam o obchodní příležitosti umožňuje efektivně sledovat vývoj konkrétního obchodního případu. 
 

Obchodní
přiležitosti

Obchodní příležitosti

V hlavním obchodním procesu společnosti je tato funkcionalita určena ke sledování všech potenciálních obchodů ("obchodních příležitostí"). Zdrojem obchodních příležitostí jsou v naprosté většině marketingové aktivity a to v jakékoliv formě, v jaké je společnost realizuje. Pokud je marketing řízen pomocí IS Vision, je možno vytvářet záznamy o obchodní příležitosti pomocí těchto marketingových akcí a uchovat tak propojení mezi marketingem a vzniklou obchodní příležitostí. 

Účelem této funkce je sledování a řízení aktivit obchodního oddělení ve všech typech firem, kde probíhá aktivní vyhledávání zákazníků. Systém umožňuje vést obchodníka předem nastavenými postupy a umožňuje kompletně vyhodnocovat jeho aktivitu v jednotlivých fázích obchodního jednání. 


Z pohledu obchodníka je funkcionalita Obchodních příležitostí určena zejména k zaznamenávání informací o potencionálním obchodním případu, k záznamům o jednání s obchodním partnerem a k plánování budoucích aktivit. 

Z pohledu managementu je funkcionalita Obchodních příležitostí nástrojem pro efektivní sledování aktivit obchodníků a pro účinnou predikci vývoje obchodu. Management společnosti mimo jiné dostává i nástroj jak porovnávat dřívější predikce se skutečností.

Kalkulace
nabídkové řízení

Kalkulace a nabídkové řízení

Tato část procesu se vždy v nějaké podobě nachází u každé společnosti, bez ohledu na produkt. Je však zřejmé, že společnosti s opakující se výrobou budou mít jiné potřeby, než společnosti se zakázkovou výrobou, nebo dokonce společnosti, které realizují rozsáhlé projekty.
Systém Vision32 v této části nabízí několik nástrojů, které je při implemntaci vhodné nastavit podle cílového použití.
Pokud máte opakovanou výrobu nebo jen prodej zboží, využijete tuto část spíše pro tvorbu
prodejních nabídek a oceníte vazby na cenové systémy, sklady a dodavatelsko odběratelské statistiky.
Pokud realizujete jedinečné výrobní zakázky, oceníte možnost vytvoření speciálních kalkulačních listů podobných tabulkám v excelu, propojení s TPV a možnost konfigurátoru výrobků.
Pokud však realizujete rozsáhlé projekty, oceníte spíše variabilitu při tvorbě rozsáhlých nabídkových dokumentů.
Při kalkulaci a tvorbě nabídek můžete ve všech případech zapnout workflow a řídit tvorbu nabídky systematicky, protože nabídka je první závazný obchodní dokument, který vaši společnost obvykle opouští.

Výrobní dokumentace

Výrobní dokumentace

Řízení výrobní dokumentace sice souvisí s celým procesem výroby ale je potřeba se jím zabývat hned na počátku výrobního procesu. Každá výrobní organizace má jiné množství a jiný charakter dokumentace a to podle charakteru a složitosti výroby. Pro správu dokumentace se v systému využívá převážně propojené funkce „spisová služba“ a „TPV


Společnosti s opakovanou výrobou mají výrobky popsány obvykle prostřednictvím výkresů, kusovníků, technologických postupů případně další pomocnou dokumentací. Toto je v systému řešeno prostřednictvím funkcionality TPV ve spojení s funkcí Spisová služba. 

U společností, kde převažuje zakázková výroba, nemá obvykle evidence vlastních výrobků tak velký význam, protože výrobní dokumentace je obvykle jedinečná pro jedinou zakázku. Přesto systém již v průběhu přípravy zakázky umožní ukládat veškerou potřebnou a dostupnou dokumentaci.

Kalkulace a TPV

Kalkulace a TPV

Tato funkcionalita slouží k sestavení materiálové normy, popsání technologického postupu a pro provedení kalkulace s využitím kalkulačních vzorců.
U společností s opakovanou výrobou můžete použít funkci TPV, která definuje výrobní sortiment a řízeným způsobem hlídá změny v dokumentaci. Součástí definice výrobku je i tzv. „plánová kalkulace“, která je základem pro budoucí „operativní kalkulaci“.
Operativní kalkulace se více uplatní u společností se zakázkovou výrobou, protože je uložena jako součást přijaté objednávky (zakázky) a je tedy pro tuto objednávku jedinečná. Operativní kalkulace vám vypočítá aktuální kalkulaci a přenáší se do výrobního příkazu. Výhodou tohoto postupu je to, že systém pomocí kalkulace umí plánovat požadované kapacity i požadavky na materiál ještě před tím, než vznikne výrobní příkaz. To platí jak pro společnosti s opakovanou výrobou tak pro společnosti se zakázkovou výrobou.


Požadavky na výrobu

Požadavky na výrobu


Tato funkce zachycuje napříč celým systémem požadavky na výrobu a třídí je podle požadovaného termínu nebo jiných kritérií. Požadavky jsou zobrazeny v samostatném prohlížeči ve formě řádkového seznamu. Lze je zobrazit detailně dle zdrojů (konkrétních požadavků) či kumulovaně dle typu výrobku.
Zdrojem požadavků může být nejen konkrétní zakázka, ale třeba i vznik potřeby vyrobit nějaké polotovary, nebo snížení stavu zásob polotovarů pod definovanou minimální mez. Požadavky se tedy tvoří z přijatých objednávek, zakázek a projektů.

Požadavky též slouží u opakované výroby ke kumulaci stejných či podobných výrobků do jedné výrobní dávky. Mimo to lze požadavky využít i k zajištěná materiálu a plánování kapacit. Tato funkcionalita je tedy nezbytným krokem přípravy výroby z pohledu plánování a organizace. Funkce přirozeně navazuje na TPV, přijaté objednávky, zakázky, rezervace materiálu, výrobní příkazy, plán výroby.

Zajištění materiálu

Zajištění materiálu  

Výrobní firmy často stojí před problémem rozumně zorganizovat zajištění materiálu pro výrobu. Systém tuto činnost výrazně usnadňuje a ze všech dostupných zdrojů  navrhuje optimální množství a termíny objednávání materiálu, případně navrhuje dodavatele podle zvolených kritérií.

Program pracuje se dvěma základními agendami. Poptávkové řízení a vydané objednávky. Poptávkové řízení je agenda, která umožňuje s využitím požadavků oslovovat potenciální dodavatele a organizovat vlastní výběrová řízení. Výsledky (nabídky) firme je možno zpracovat a následně vyhodnocovat.

Vydané objednávky v systému Vision32 přímo navazují na agendy, které zachycují potřeby na materiál, zboží nebo služby a subdodávky. U výrobních organizací vzniká požadavek na materiál na základě kalkulací výrobku. Funkce využívá informací z kalkulací (kalkulace obsahují i kusovník) a je v daná chvíli lhostejné jestli se jedná o předběžnou kalkulaci provedenou v rámci nabídkového řízení nebo o kalkulaci operativní v rámci přípravy výroby. Je to závislé na zvyklostech a procesech dané organizace. Požadavek lze též čerpat z dlouhodobých výrobních plánů. 

Systém umožňuje mnohé procesy zautomatizovat a usnadnit tak obsluze včas pokrýt výrobu požadovaným materiálem, aniž by vznikaly neefektivní vysoké zásoby. Pro tuto činnost se využívají moduly „Požadavky na nákup“, „Poptávkové řízení“, „Vydané objednávky“ a to vše v návaznosti na sledování zakázek, kalkulace a sklady.

 

Plánování výroby, plánování kapacit

Plánování výroby, plánování kapacit

Řekne-li se „plánování výroby“, představí si každý trochu něco jiného. Systém Vision32 pro potřeby plánování rozlišuje materiálové kapacity a kapacity zdrojů. Obojí lze plánovat již v okamžiku pořízení přijaté objednávky (nebo zakázky). Při plánování se pracuje s termínem začátku výroby, termínem vyrobení a termínem dodání.

Materiál je plánován na základě materiálových norem a plán se promítá do modulu zásobování.

Kapacity jsou plánovány na základě kapacit zdrojů a na základě kapacitních kalendářů jednotlivých zdrojů. Systém zvládá plánování podle úzkého místa, plánování dopředné i zpětné. Speciálním typem plánování je "dílenské řízení", které umožňuje vytvářet plány pro jednotlivá pracoviště. Pro úspěšné plánování je nezbytné sledovat hotové operace ve výrobě, k čemuž se využívá technologie čárových kódů.

Řízení a sledování výroby

Řízení a sledování výroby

Systém sleduje výrobu podle tzv. výrobních příkazů. Každý výrobní příkaz může obsahovat i více vyráběných výrobků a může kumulovat výrobu pro více zakázek. Výrobní příkaz slouží pro plánování a vykazování provedených operací, případně pro plánování a sledování použitého materiálu. Všechny operace lze do značné míry zautomatizovat a využívat technologie čárových kódů pro automatické odvádění operací nebo dokonce automatický výdej materiálu z výroby. Sledování operací má přímou vazbu na mzdové lístky a slouží též k automatické tvorbě podkladů pro úkolovou mzdu.

Odvádění hotové výroby a nedokončená výroba

Odvádění hotové výroby a nedokončená výroba

Hotová výroba je v hlavním procesu odváděna na sklad hotové výroby a odtud expedována. Tento proces je řízený a systém nabízí možnost realizovat výstupní kontrolu. Systém tak na jedné straně eviduje výrobky „připravené ke kontrole“ a výrobky „zkontrolované, připravené k přijetí na sklad“. Proces příjmu na sklad je poloautomatická a má okamžitý dopad do primární zakázky (přijaté objednávky).  S hotovou výrobou souvisí částečně i výkaz nedokončené výroby, který je systémem generován automaticky jednou měsíčně a jako takový je automaticky i zaúčtován. 

Expedice a fakturace

Expedice a fakturace

Výrobek, který se ocitne na skladě hotové výroby, okamžitě mění stav zakázky. Zakázka signalizuje možnost expedice. Program v této chvíli umožňuje tisk veškerých dodacích dokumentů, včetně případné tvorby a tisku faktur. Fakturace má okamžitou vazbu na účetnictví, saldokonto, evidenci DPH a stav zakázky.  Expedice probíhá automaticky a systém podporuje několik metod. Můžete využít funkce pro přípravu expedičních dávek, funkce pro plánování dopravy, dále funkce, které spolupracují s čtečkami čárového kódu a podobně. Konkrétní implementace je závislá na potřebách objednatele. 

Vyhodnocování výroby

Vyhodnocování výroby

Vyhodnocení výroby je nejdůležitějším zpětnovazebním nástrojem. Implementace je opět závislá na potřebě uživatele. Systém nabízí možnosti sledování rentability až na úroveň jednotlivých pracovišť nebo zdrojů. Samozřejmostí je možnost vyhodnocení rentability zakázky, zákazníka, konkrétní skupiny výrobků a podobně. Mimo rentabilitu můžete též vyhodnocovat kvalitu, plnění termínů a další parametry výroby. Systém je v této části značně otevřený a kvalita výstupů bude přímo úměrná kvalitě pořízených dat.

Podpůrné procesy

Manažerský informační systém

Manažerské reporty

 

Tyto reporty jsou určeny především pro řídící pracovníky, management podniku, jednatele apod. Tito lidé zpravidla pracují v IS velmi omezeně, nebo vůbec a v drtivé většině je primárně zajímají ekonomické kumulativní výsledky, obratů, nákladů, rabatu atd. Tento nástroj je tedy pro ně ideální volbou, kdy nejen že umožní vytvořit ty správné přehledy, tabulky či kontrolingové reporty ale především umožní je efektivně prohlížet, modifikovat vstupní podmínky a získávat smysluplná čísla.

Aplikace obsahuje následující klíčové funkce:

Prohlížeč reportů je nástroj, který umožní běžnému uživateli pracovat s reportem podobně jako s tabulkou v excelu. Může tedy spouštět výpočty, měnit vstupní parametry, exportovat tabulky mimo systém (například do již zmíněného programu MS Excel) a v neposlední řadě reporty tisknout.

Editor reportů je rozšíření samotného prohlížeče o nástroje pro návrh a tvorbu reportů. Editor obsahuje i velmi pokročilý interpret jazyka ObjectPascal a zpřístupňuje všechny třídy objektů, které jsou běžně použity v rámci návrhy celého IS Vision32. Díky této vlastnosti jsou možnosti nástroje téměř neomezené. Editor reportů je určen zkušeným uživatelům nebo IT pracovníkům.     

Sada reportů je několik již vytvořených reportů. Bez těchto reportů by byl modul jen prázdným nástrojem. Dodaná sada tomuto nástroji teprve dává smysl a vám poskytne i další inspiraci, vzory a nápady jak si sestavit další reporty zaměřené na váš konkrétní požadavek.

Zásadní výhodou oproti tiskovým sestavám což je rovněž forma manažerského výstupu je v tom, že výsledná sestava je pouze pasivním zobrazením bez možnosti cokoliv měnit.  Oproti tomu s manažerskými reporty je možné dále aktivně pracovat, kdy práce je velmi podobná té kterou známe z MS Excel.

 
Sumárně tato část aplikace obsahuje následující:
 
-          Seznam reportů
-          Náhled a tisk reportů
-          Import a export reportů
-          Uložení reportů
-          Marketingové reporty
-          Editor reportů
-          Export do MS Excel
 

Finanční a daňové účetnictví

Finanční a daňové účetnictví

Účetnictví v systému Vision32 je základní podpůrnou agendou, bez které se neobejde prakticky žádná organizace. Základní myšlenkou je propojení účetnictví do všech „zdrojových“ agend systému v reálném čase (Sklady, Výroba, projekty, Služby, Obchod, Mzdy, Majetek a další). Účetní zápisy vznikají automaticky na pozadí při tvorbě ostatních dokladů (příjemka, výdejka, faktura apod.) a to podle předdefinovaných pravidel. Účetní se tedy nemusí zabývat tvorbou rutinních zápisů, ale soustředit se na kontrolní činnost a účtování zbývajících částí. Na druhé straně, zdrojové agendy mají okamžitě k dispozici účetní informace. Z modulu zakázek lze například online sledovat efektivitu plnění zakázky, nebo z obchodních agend je okamžitě k dispozici nejaktuánější stav saldokonta odběratelů či dodavatelů a podobně.

Účetnictví pracuje s účetním deníkem. To je souhrn všech účetních dokladů rozdělených do účetních období, samostatných agend a do číselných řad.
Účetní deník obsahuje informace o saldokontu. Saldokonto dodavatelů, odběratelů případně saldokonto likvidačních účtů není od účtování odděleno a bude za každých okolností správné a aktuální. Saldokonto spolu s platebním kalendářem tvoří základ pro rozsáhlou část managementu plateb. Systém má elektronická pojítka na většinu českých a slovenských bank a umožňuje provádění veškerých finančních operací elektronicky, včetně automatického zpracování výpisů z účtů a automatického párování se saldokontními případy.
Každý jednotlivý účetní doklad obsahuje veškeré vazby na zdroj vzniku a kompletní zaúčtování (řádky účetního deníku). Příklad zaúčtování vypadá takto (příklad neobsahuje všechny evidované informace):


Rozšířením deníku je též evidence DPH. Tato evidence poskytuje všechny zákonem vyžadované výstupy a umožňuje elektronickou komunikaci s portálem veřejné správy. Daňové doklady umožňují evidovat všechny legislativou nařízené hlediska a informace.
Pro potřeby automatizace je účetnictví doplněno nástrojem pro dávkové vytváření účetních dokladů na základě šablon. Pomocí těchto funkcí je možno doklady generovat v pravidelných intervalech nebo na pokyn obsluhy. Funkce se dobře hodí pro pravidelnou fakturaci, pravidelné zaúčtování opakujících se plateb a podobně.
Účetní závěrka je zcela automatická a opakovatelná. Tato funkce umožňuje zamykat účetní období po jednotlivých měsících a ochránit data před nechtěnými změnami vlivem lidské chyby.
Nejdůležitější částí jsou nástroje pro vyhodnocování. Systém obsahuje detailní rozbory hospodaření, nástrojem pro tvorbu analýz, nástroje pro tvorbu plánů, nástroje pro srovnávání s plánem. Součástí systému je i více než sto rozborových, přehledových a legislativou vyžadovaných tiskových výstupů.
Účetnictví je přístupné podle nastavení přístupových práv a pro schvalování dokladů je v systému možné vytvořit schvalovací postupy (viz „procesy“). Hospodářské (fiskální) období lze nastavit zcela v souladu s potřebami společnosti a nemusí obsahovat 12 po sobě jdoucích měsíců (např. při přechodu na fiskální účetní období).

 
Základní charakteristika
·         Účtování v reálném čase
·         Automatizované párování dokladů
·         Přehledné kontrolní nástroje
·         Fiskální účetní období
·         Evidence DPH, přiznání k DPH
·         Souhrnné hlášení, hlášení intrastat
·         Komunikace s insolvenčním rejstříkem
·         Komunikace s portálem veřejné správy
·         Elektronické bankovnictví
 
Účetnictví pro různé typy účetních jednotek

  • parametrizace systému umožňuje efektivní zpracování účetnictví i při relativně malém objemu dat a omezeném počtu uživatelů

  • díky rozsáhlým možnostem parametrizace roste informační systém Vision32 s rozvojem společnosti

  • finanční a daňové účetnictví lze provozovat i zcela samostatně (vhodné pro účetní kanceláře) 

  • celý informační systém včetně účetnictví je dimenzován pro zpracování velkého objemu dat. (systém je testován pro zpracování řádově desítek miliónů záznamů v účetním deníku)

  • činnosti jsou uspořádány tak, aby umožňovaly snadnou spolupráci jednotlivých pracovníků

  • většina účetních zápisů vzniká zcela automaticky na základě předdefinovaných pohybů a souvztažností (uživatel tedy provádí věcné úkony prostřednictvím uživatelsky přívětivých formulářů a funkcí, které generují účetní zápis na pozadí dle definovaných pravidel)

  • možnost účtování zejména nákladů a výnosů na uživatelsky definovaná členění (4 různé, na sobě nezávislé skupiny členění: středisko, činnost, zakázka, další

 Účetnictví dále obsahuje tyto funkce:

 

  • Účetní deník      Likvidace a opravy likvidace
  • Účetní deník      Schvalování účetních dokladů
  • Účetní deník      Účtování kurzových rozdílů
  • Účetní deník      Obecný případ účetního dokladu - zobecnění účtování dokladu
  • Účetní deník      Plánované účetní doklady
  • Účetní deník      Stornování dokladu (do téhož dokladu, do jiného)
  • Účetní deník      Pokladní kniha
  • Účetní deník      Konta
  • Účetní deník      Zálohové faktury přijaté
  • Účetní deník      Účtování bankovního výpisu
  • Účetní deník      Účtování běžných účetních dokladů
  • Účetní deník      Účetní závěrka
  • Účetní deník      Souvztažnosti a jejich nastavení a použití
  • Účetní deník      Stavy účetních dokladů
  • Účetní deník      Použití zálohy
  •                
  • Saldokonto        Zápočet vzájemných pohledávek a závazků
  • Saldokonto        Přecenění pohledávek a závazků v cizích měnách
  • Saldokonto        Saldokonto
  • Saldokonto        Pohledávky firem a opravné položky
  • Saldokonto        Splátkový kalendář
  •                
  • Platby   Platební bilance firmy
  • Platby   Penalizace
  • Platby   Platební kalendář
  • Platby   Převodní příkazy
  • Platby   Elektronické bankovnictví
  • Platby   Pravidelné platby, o nichž se předem neúčtuje
  •                
  • Evidence DPH   ISDOC - Import přijatého plnění
  • Evidence DPH   Koeficient a uplatnění odpočtu DPH §19, poměrný odpočet daně na vstupu
  • Evidence DPH   Pořízení DF pomocí příjemky
  • Evidence DPH   Souhrnná hlášení
  • Evidence DPH   Výpis z evidence podle §92a zákona o DPH
  • Evidence DPH   Daňový doklad z úhrady zálohy
  • Evidence DPH   Přijaté plnění (tuzemsko. Dovoz, EU, ...)
  • Evidence DPH   Souhrnný doklad tuzemského přijatého plnění
  • Evidence DPH   Použití DD z úhrady zálohy, vypořádání daní
  • Evidence DPH   Registrace k dani v jiném čl.státě EU
  • Evidence DPH   Přijaté plnění - postoupení došlé faktury
  • Evidence DPH   Závěrka DPH
  • Evidence DPH   Roční změna poměrného odpočtu DPH
  • Evidence DPH   Slovenské DPH a § 53
  • Evidence DPH   Výpis z evidence podle §92a zákona o DPH
  •                
  • Finanční rozbory a plánování     Plán a rozpočet
  • Finanční rozbory a plánování     Měsíční souhrny
  • Finanční rozbory a plánování     Měsíční souhrny a finanční plánování
  • Finanční rozbory a plánování     Nástroje pro tvorbu a údržbu měsičních souhrnů a plánování
  • Finanční rozbory a plánování     Finanční rozbory a plánování
  • Finanční rozbory a plánování     Finanční analýza podniku ve Vision32
  •                
  • Vykazování dle IFRS       Účtování kurzových rozdílů dle IFRS
  •                
  • Nástroje pro údržbu dat              Obecný import účetních dokladů
  • Nástroje pro údržbu dat              Nástroje pro údržbu dat
  •                
  • Základní nastavení          Organizační členění, zakázky, další, činnosti
  • Základní nastavení          Číselníky - popis
  • Základní nastavení          Parametry účetnictví
  • Základní nastavení          Účetní knihy
  • Základní nastavení          Restrikce a povolení
  • Základní nastavení          Číslování účetních dokladů
  • Základní nastavení          Řady účetních knih, nastavení
Evidence obchodních partnerů

Evidence obchodních partnerů

 

Evidence obchodních partnerů a hlavně jejich kontaktů je základem každého informačního systému.Číselník obchodních partnerů eviduje informace použitelné v obchodním styku, případně informace důležité k obchodnímu jednání. Každá společnost je jednoznačně identifikována číslem IČ. Každá společnost může mít libovolné množství poboček, u nichž se uvidují stejné informace, jako u hlavního záznamu. Evidence je dále napojena na některé české webové služby a informace je možno přímo aktualizovat z obchodního rejsříku, je možno kontrolovat správnost DIČ, správnost bankovních účtů a podobně.

Obsahem jsou zejména obchodní podmínky, jako koncové prodejní ceny, slevy, dodací podmínky a kredity, ale i kondice co se platební morálky týče. Z jednoho místa tak můžete přehledně sledovat saldokonto parntera, obrat, případně se rychle dostat na důležité obchodní záznamy z jednání, uzavřené smouvy, či konkrétní doklady vztahující se k partnerovi ať už se jedná o faktury, výdejky, objednávky, či nabídky. 


Tato evidence je přístupná v celém systému, kdekoliv je potřeba vytvořit vazbu na obchodního partnera. 

 

Tato část aplikace obsahuje následující funkce:

- Sledování obchodních podmínek

- Práce s pohledávkami

- Kategorizace firem

- Sledování historie jednání se zákazníkem

- Sloučení duplicitních kontaktů

- Řazení do skupin – cenový systém „tabulkové ceny“

- Centrální správa obchodních partnerů

- Funkce automatického číslování

- Prověřování odběratelů systémem CreditCheck

- Firmy v konkurzu, likvidaci, insolvenci

- Práce s pohledávkami – upomínky

- Změna IČ

- Funkce pro zjištění historických údajů o obchodních partnerech

- Import firem do evidence firem ze systému ARES

- Obchodní partneři 

- Sloučení duplicitních obchodních partnerů

- Evidence firem (vč. poboček)

- Hlídání kreditů, dlužníci

- Cenový systém „SELECT“

- Evidence kontaktů

 
Řízení workflow a tvorba procesů

Řízení procesů a schvalovací postupy

Ve chvílích, kdy s jedním dokumentem musí pracovat více lidí, nebo kdy potřebujete řešit schvalování smluv a dalších dokumentů je vhodné implementovat funkcionalitu, která se nazývá „Procesy“. Implementací získáte navíc možnost řídit oběh dokumentů a neztratit přehled o tom, kdo, kdy a čím byl pověřen.
Funkce umožňuje obecně řídit tok práce. Funkce je přístupná pro většinu typů dokumentů a pomocí přiřazení konkrétního způsobu zpracování ke konkrétnímu typu dokumentů můžete nastavit a kontrolovat jednoznačná pravidla pro zpracování.
Funkce pracuje s agendou „úkoly“ (viz workflow) tak, že uživatelům automaticky podle nastavených pravidel vytváří úkoly s termínem, navázané na daný dokument. Jakmile uživatel daný úkol splní, program automaticky vytvoří následný úkol pro dalšího pracovníka a to tak dlouho, než je celý proces zpracování u konce. Uživatelé jsou díky tomu trvale informováni o dokumentech, které mají zpracovat, mají i návod jak dokument zpracovat, případně pošlou dalšímu zpracovateli „vzkaz“. Systém zajišťuje, aby nebyly vynechány žádné kroky procesu. Jednotlivé kroky procesu lze navíc uživatelsky modifikovat a po ukončení každého kroku spouštět další požadované funkce. Po ukončení kroku lze například odeslat informativní email pracovníkovi, kterému je dokument předán k vyřízení, zkontrolovat úplnost záznamu, změnit stav dokumentu a podobně.
Nejčastějším případem použití je zpracování obchodní smlouvy. Řekněme, že smlouvu vytvoří obchodník, vedoucí obchodu ji schválí a předá zákazníkovi, ředitel podepisuje a asistentka založí do archivu. Na tomto procesu se podílejí hned čtyři lidé. Proces samozřejmě nemusí být zdaleka tak přímočarý.
Výhody této funkce jsou obrovské. Svůj systém můžete díky této funkci posunout o řád výš. Začnete skutečně kontrolovat a řídit tok práce. Významně snížíte možnost obcházení firemní procesů, dosáhnete lepší kontroly odpovědnosti a vymahatelnosti úkolů. Eliminujete množství nedodělané práce.

Další funkce
Zobrazení zprávy při otevření dokumentu - Umožňuje zobrazit následnému zpracovateli dokumentu vzkaz od předchozího zpracovatele ve workflow.

Hromadné zpracování - Umožňuje u vybraných dokumentů provést hromadně tentýž krok.

Skripty před a po proběhnutí kroku - Umožňuje vkládat libovolný programový kód před a za událost zpracování kroku a tím v podstatě neomezeně modifikovat možnosti systému.

Definice schvalovacích postupů - Umožňuje sestavovat schvalovací postupy.

Evidence dlouhodobého majetku, evidence vozidel

Evidence majetku

Jedná se především o pomocnou účetní evidenci zahrnutou v modulu Ekonomika, na kterou však mohou navazovat ostatní agendy, jako jsou například "výrobní zdroje" či "plánování údržby". V systému Vision32 plní tato agenda několik funkcí.
První funkcí je evidence investic. Tato funkce velice úzce spolupracuje s účetnictvím především při likvidaci investičních faktur.
Druhou velkou kapitolou je evidence dlouhodobého majetku. Zde se evidují všechny typy majetku, který má dlouhodobý charakter a který se odepisuje. Je zřejmé, že jednou z podstatných funkcí této evidence je výpočet daňových a účetních odpisů, včetně jejich zaúčtování.
Třetí oblastí je operativní evidence krátkodobého majetku. Zde je kladen důraz především na přesnou evidenci, přiřazení zaměstnancům, umístění a podobně.


Základní charakteristika – evidence majetku:
·         Zpracování daňových odpisů - roční
·         Zpracování odpočtu DPH
·         Zpracování vyrovnání DPH
·         Výpočet vyrovnání DPH
·         Zpracování účetních odpisů - měsíční
·         Vyrovnání DPH
·         Omezení výpočtu odpisů v předchozích letech
·         Hromadné nastavení odpočtu DPH
·         Technické zhodnocení
·         Číslování karet
·         Dlouhodobý majetek - pohyby
·         Omezení výpočtu odpisů v aktuálním roce
·         Nová karta
·         Daňové odpisy - výpočet
·         Sledování investic
·         Hromadné opravy
·         Hromadné převody - umístění
·         Umístění dlouhodobého majetku
·         Potenciální technické zhodnocení
·         Hromadné vyřazení DM
·         Hromadný přepočet odpisů
·         Evidence dlouhodobého majetku
·         Hromadný převod karet dlouhodobého majetku do operativní evidence
·         Seznam karet dle identifikace databáze
·         Odpisy
·         Slučování karet
·         Odpisový plán
·         Odpisová kalkulačka
·         Likvidace faktur
·         Přeúčtování pohybů
·         Převod potenciálního technického zhodnocení na techn. zhodnocení
·         Převod z investic do používání (dlouhodobý majetek)
·         Převody karet mezi organizačními jednotkami
·         Režim pozemky
·         Odpočet DPH
·         Operativní evidence
·         Číslování karet
·         Operativní evidence
·         Operativní evidence - filtr
·         Operativní evidence - umístění
·         Sledování umístění operativní evidence - členění, budovy, referenti,
·         Pořízení investic - pohyby
·         Pořízení investic
 
Evidence vozidel

Funkce je určena pro evidenci vozidel pro přiznání k silniční dani. V přiznání k dani silniční uvádí poplatník vozidla, která jsou předmětem daně, tj. vozidla, kterým je přidělena registrační značka v České republice. Tyto jsou používána k podnikání nebo jiné samostatné výdělečné činnosti nebo jsou používána v přímé souvislosti s podnikáním anebo k činnostem z nichž plynoucí příjmy jsou předmětem daně z příjmu u subjektu nezaložených za účelem podnikání podle zvláštního právního předpisu (§ 18 odst. 3 a následující zákona c. 586/1992 Sb., o daních z příjmu, ve znění pozdějších předpisu).


Základní charakteristika – evidence vozidel:
·         Sledování umístění
·         Dodatečné přiznání
·         Evidence vozidel
·         Hromadné přepočty
·         Roční zpracování
·         Přiznání k dani
·         Opravné přiznání
·         Slevy
·         Zálohy a vyrovnání silniční daně
·         Vytvoření informací pro výpočet silniční daně
·         Výpočet silniční daně

Sledování historie jednání se zákazníkem

Sledování historie obchodních jednání

 

Sledování historie jednání se zákazníky je základním pilířem pro každého obchodníka. Tuto funkci je přístupná přímo z modulů CRM, z evidence obchodních partnerů a samozřejmě samostatně. Záznamy slouží k zachycení toho, co se odehrálo a případně, co z toho plyne (Zavolal mi zákazník XY nebo navštívil jsme zákazníka XY; mluvili jsme o určité věci;  dohodli jsme se na nějakém konkrétním dalším postupu.). Z těchto záznamů vzniká obchodníkům plán činností, který je kontrolovatelný a vyhodnocovatelný. Hlavním účelem je sledovat aktivity obchodníků a zamezit ztrátě důležitých informací v případě, že obchodník je po nějakou dobu nedostupný (odešel z firmy, onemocněl, byl převelen an jinou pozici a podobně).

Je zde možné sledovat vývoj obchodního případu, pracovat se stavy v nichž se jednotlivé záznamy nacházejí a to včetně datumů následných akcí a jejich hlídání. Samozřejmostí jsou je rovněž práce s prioritami a přikládání příloh. U každého jednání je možné vytvořit vazbu na konkrétní obchodní případ. Jedná se zejména o nabídky, zakázky a objednávky. Každý záznam obsahuje pole další postup, kde je možné vyplnit předpokládaný tah zákazníka či postup vlastní včetně pověřené osoby, která dostane splnění za úkol (nemusí být zadavatel záznamu). V rámci historie jednání je rovněž možné přiřazovat úkoly, které je potřeba splnit v rámci jednotlivých jednání.

Nadstavbou této evidence je "práce s pohledávkami". Jednání o nezaplacených pohledávkách je též obchodní jednání a má obvykle několik stupňů. Začíná upomínkami a může končit soudním vymáháním. Systém umožňuje automaticky tyto upomínky generovat, odesílat a sledovat všechny jednání o konkrétních pohledávkách. Funkce je přirozeně napojena na aktuální saldokonto pohledávek a závazků.

 

 

Sdílený kalendář
... připravuje se (aktuálně nedostupné)
Řízení subdodávek

Řízení subdodávek

Pro řízení subdodávek, neboli objednávek vydaných zajišťujících potřebnou dávku materiálu či zboží k uspokojení zakázky je vhodné využít atumatických funkcí. Ve většině případů se jedná o zajištění potřebných chybějících skladových položek, kdy automatická funkce  - pomocník dopočítá chybějící skladové položky počty kusů, které je potřeba objednat k těm skladovým položkám, které máme např. skladem. Taková funkce přesně reaguje na danou poptávku a nemusíme se bát zbytečného přeskladnění a zbytečnému růstu financí ve skladových zásobách. Nemusí se, ale zdaleka jednat jen o potřebné zajištění zásob, je možné vycházet i z poptávkového řízení. Tipickým příkladem je ten, kdy uživatel objednává materiál u konkrétního dodavatele a z důvodů optimalizace dopravních nákladů potřebuje zjistit, jaký materiál (zboží) by bylo vhodné u tohoto dodavatele současně objednat. Funkce vyžaduje primárně identifikovat dodavatele a k tomu zobrazí položky, jež na skladech chybí a tento dodavatel je dodává. Označením množství lze automaticky vygenerovat VO. Funkce dále umožňuje zobrazení podrobných informací o skladové položce, o požadavcích na termín dodání a podobě.
 

Sumárně tato část aplikace obsahuje následující:
 
-          Vydané objednávky     
-          Plán rezervací na přijatých objednávkách          
-          Vytvoření VO pomocníkem dle skladových položek      
-          Automatické zaskladnění vydané objednávky 
-          Schvalování vydaných objednávek        
-          Vytvoření VO hromadně pomocí zadaného filtru           
-          Vytvoření VO pomocníkem dle dodavatele      
-          Vytvoření vydané objednávky
-          Označení položky jako "zrušená"           
-          Sledování historie jednání se zákazníkem          
-          Sledování stavu vydané objednávky    
-          Náhrada položky
-          Potvrzování vydaných objednávek

Drobné úkoly pracovníků

Drobné úkoly pracovníků

 

Funkce slouží k distribuci a sledování stavu plnění úkolů pro jednotlivé uživatele informačního systému. 
 
Úkoly je specifická evidence, která vzniká na základě funkcí ostatních modulů IS Vision32. Na základě změny v některých agendách může vzniknou požadavek na provedení případných úkonů. Z tohoto důvodu je zde vazba na úkoly resp. vytvoření záznamu o úkolu a to buď přímo zadáním nebo může být požadavek na zadání úkolů řízeno pomocí schvalovacích postupů na základě vytvořeného skriptu dle konkrétních požadavků uživatele.
Možností, jak pořídit úkol, se nabízí několik a jsou popsány v rámci jednotlivých agend. A to buď přímo z jednotlivých agendy, nebo formou tzv. schvalovacích postupů - procesů, které mohou v průběhu generovat na základě předem stanoveného postupu (skriptu) úkol pro jednotlivé pracovníky.

 
Zdroje úkolů možných zadání úkolů:
•      procesy (schvalovací postupy) 
•      evidence porad
•      evidence dokumentů
•      work-flow
•      neshoda
•      obchodní příležitosti
•      jednání
 

 
Systém umožňuje sledovat stavy dokumentů a přidělovat kroky jednotlivým pracovníkům. V kterémkoliv okamžiku je známo, v jakém stavu se dokument nachází, kdo jej má právě přidělen, co s ním má udělat a do kdy. Tyto informace lze přehledně sumarizovat a jednotlivým pracovníkům zobrazovat co a do kdy mají zpracovat.

Každý pracovník má k dispozici panel „Přehled úloh“, který jej informuje o jeho rozpracovaných úkolech formou sumáře. Ten je otevřen na pracovní ploše. Tento panel je průběžně aktualizován a uživatelé tak mají nepřetržitý přehled o stavu svých nevyřízených úkolů. Uživatel tyto dokumenty nemusí nikde hledat, ale pouze klikne na odkaz v seznamu úloh. Tento odkaz mu otevře příslušnou úlohu s dokumenty, které má vyřídit.
Ukončení každého kroku uživatel potvrdí v detailním zobrazení dokumentu. Pokud svůj úkol splní, dokument z jeho přehledu vypadne.



 
 

Mzdy a personalistika

Personalistika a mzdy

Personální a mzdová agendy umožňují komplexní řízení lidských zdrojů. Agenda personální evidence velmi úzce souvisí s modulem mzdy a doplňuje kmenové údaje o ty, které nejsou důležité z hlediska mezd, ale jsou nezbytné pro personální politiku. Bez této agendy není možno provozovat mzdovou agendu.
Modul (agenda) umožňuje přístup též k číselníkům účetnictví. Modul mzdy umožňuje vytvořit platební příkaz a pomocí funkcí modulu účetnictví jej elektronicky odeslat. Zpracování výpisu z účtu není součástí modulu mezd.  Všechny další přístupy do ostatních modulů z dialogů mezd jsou pouze pro čtení. Modul (agenda) umožňuje pořizovat záznamy do evidence kontaktů. Funkce, které navazují na jiné moduly, pracují omezeně podle zakoupených licenčních práv.
 
Mzdové agendy zajišťují tyto hlavní doprovodné funkce:

  • Období

Funkce slouží pro práci s obdobím mezd. Při přihlášení do programu a nastavení účetního období při přihlášení se automaticky nastaví příslušná mzdová data. Funkce pro práci se mzdovým obdobím zpětně ovlivňuje nastavení globálního účetního období pro celý systém Vision32. Po založení období, tedy měsíce pro zpracování mezd, se nám z osobních karet a pracovních poměrů trvalých přenesou potřebné údaje do měsíce a založí se měsíční data pro konkrétní výpočet mzdy a pracovní poměry platné pro aktuální měsíc. Při založení dalšího období se vytvoří opět z osobních karet a pracovních poměrů trvalých nová měsíční data a nový pracovní poměr pro aktuální měsíc nezávisle na změnách provedených v pracovních poměrech platných pro minulý měsíc.

  • Pracovní poměry

Tato funkce slouží k zobrazení, rušení, pořízení, vyhledávání a pro změny pracovních poměrů zaměstnanců. Záznam v pracovním poměru trvalém je základní informací pro výpočet mzdy. Jsou zde uvedeny všechny stálé položky. Naleznete zde datum vzniku PP, datum nástupu a výstupu, evidenční stav, nárok na dovolenou a informace o starých dovolených, základní platové údaje - hodinový, paušální plat, prémie, osobní hodnocení a jiné. Součástí pracovního poměru je funkce pro výpočet průměrů. Dále pro správný výpočet mzdy je zde tabulka odpočtů a zdravotního pojištění. Samostatnou oblastí potom tvoří zařazení v organizaci s využitím standardního číselníku KZAM-R, datum a způsob vzniku pracovního poměru a celá historie výplat po dnešní den. Každý pracovní poměr obsahuje seznam stálých srážek. Pracovní poměry se dělí na trvalé a měsíční. Při pořizování nového pracovníka se pořídí trvalý pracovní poměr, měsíční pracovní poměr se vytvoří automaticky při založení nového měsíce, naplní se daty z trvalého pracovního poměru. Pořizovat záznam do pracovních poměrů lze teprve po zavedení osobní karty. V záznamech pracovních poměrů se soustřeďují informace o pracovním zařazení, platu a ostatních informacích pro mzdovou agendu. Zde pracovník dostane přidělené osobní číslo.

  • Srážky

Funkce srážky není vázaná na období, srážky jsou tedy průběžné. Podle způsobu zadání srážky, rozlišujeme dva druhy srážek:
- měsíční - jednoznačně určená měsíční splátka
- dluhové - je znám celkový dluh
Funkce je určena pro nastavení veškerých srážek zaměstnance určených číselníkem srážek. Kde je určeno o jaký druh srážky se jedná a jakým způsobem ji zapracovat do výpočtu mzdy, zadání bankovních účtů či způsob zaúčtování (souvztažnosti).

  • Měsíční data

Tato funkce je určena pro práci s měsíčními pracovními poměry zaměstnanců. Funkce měsíční data obsahují seznam veškerých informací týkající se aktuálních mezd. V tomto prohlížeči máme snadnou kontrolu o tom, kdo má již vypočtenou výplatu a kdo ne. Při výpočtu mzdy jsou použity údaje uvedené v aktuálním měsíčním pracovním poměru. Mimo výpočet mzdy slouží pracovní poměry aktuální k zobrazení a sledování historie, je možné dohledat, jaké bylo zařazení pracovníka, jeho mzda, úvazek, průměr apod. v kterémkoliv měsíci.

  • Zaúčtování mezd

Funkce je určena pro zaúčtování mezd do účetnictví a případné zařazení zadaných položek do převodního příkazu. Zaúčtování se provádí na základě zadaného účetního předpisu (souvztažností), podle těchto pravidel jsou mzdy podle něj zaúčtovány a v účetnictví je vytvořen účetní doklad do příslušné mzdové agendy (účetní knihy) a účetní řády. Za každý měsíc je vytvořen jeden účetní doklad o zaúčtování mezd s označením měsíce. Pro zaúčtování mezd jsou důležité nastavení účetních předpisů (jednotlivé položky mzdy) a účtů (srážky mezd s přiřazenými bankovními účty). Pokud je potřeba, lze mzdy přeúčtovat a to až do doby, než založíme další období (měsíc) či mzdy z účetnictví uhradíme. Pro vytvoření převodních příkazů má navíc vliv nastavení položky "splatnost ke dni" u jednotlivých srážek v číselníku účtů. Převodní příkazy se budou tvořit dle zadaných bankovních účtů vlastních a podle data splatnosti.

  • Rekapitulace mezd

Jedná se o funkci pro vytvoření rekapitulace mezd. Rekapitulace mezd je souhrnem výplatních lístků, jsou v ní všechny mzdové složky za nastavené období, pracovní kategorie, pracovní poměry a členění. Také obsahuje množství statistických údajů. Je možné zvolit interval období a za jaké stupně organizačního členění se bude vytvářet. V rámci číselníku členění organizace je možné doplnit ke každému středisku skupinu, podle těchto skupin je možné vytvářet rekapitulaci mezd (podrobnost tisku "podle skupin členění"). Také lze zvolit, jaké pracovní kategorie se mají uvádět v samostatných sloupcích (nevyjmenované kategorie jsou sečteny ve sloupci ostatní) i jaké pracovní poměry do rekapitulace zahrnout.

  • Roční zúčtování daně

Tato funkce slouží k výpočtu ročního zúčtování záloh na daň, pořízení potřebných částek od předchozích plátců a k vystavení potvrzení o příjmu. Pracovníci jsou vloženi automaticky při zařazení do pracovního poměru, samozřejmě je možné i ruční vložení. U každého pracovníka se rozhodne, jestli požaduje potvrzení, daňové vyrovnání nebo nic (v závislosti na nastavení přepínače je pracovník zařazen do tisku sestav). Výsledkem funkce je tisk formulářů. (Potvrzení o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti a funkčních prožitků, sražených zálohách na daň a daňovém zvýhodnění - dle zákona č. 586 / 1992. Výpočet daně a daňového zvýhodnění u daně z příjmu fyzických osob ze závislé činnosti a funkčních požitků - podle zákona 586/1992 Sb. o daních z příjmu, ve změní pozdějších předpisů).
 

Další doprovodné funkce mzdových agend:

  • Zaměstnávání cizinců

  • Výstup pro ÚP - povinný podíl pracovníků se ZPS

  • Výstup pro Českou spořitelnu

  • Výstup pro Českou poštu

  • Výpočet mzdy

  • Výplatní lístek

  • Výpočet průměrů

  • Vyúčtování daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a z funkčních požitků včetně příloh

  • Odvod zákonného pojištění odpovědnosti zaměstnavatele za škodu při pracovním úrazu

  • Úkolová mzda

  • Volitelné složky mzdy

  • Nemocenské pojištění

  • Jiná sazba

  • Povinné pojistné

  • Slevy na pojistném

  • Slevy na dani

  • Legislativa

  • Nemoci

  • Funkce import přeplatků na dani

  • Statistika ISPV

  • Náhrady mzdy při pracovní neschopnosti

  • Dovolená při výstupu

  • Funkce roční zúčtování daně

  • Evidenční listy důchodového pojištění

  • Procentní náhrady mzdy

 
Personální agendy zajišťují tyto hlavní doprovodné funkce:

  • historie dřívějších zaměstnání

  • sledování povinných prohlídek u pracovníků

  • znalost cizích jazyků

  • seznam dosaženého vzdělání

  • seznam dokladů pracovníka

  • povinná a nepovinná školení a další personální údaje

  • evidence zdravotních prohlídek a školení

 
Komunikace s OSSZ zajišťuje tyto hlavní funkce:

  • OSSZ číselníky

  • OSSZ ONZ

  • OSSZ potvrzení

  • Přehled o výši pojistného

  • Důchodový věk

Řízení skladů

SKLADY

 

Skladové hospodářství je jednou z nejpropracovanějších agend v systému. Zabezpečuje totiž velkou část logistických operací, které využívá jak obchod, tak výroba nebo projektové řízení. Skladové hospodářství je neoddělitelně svázané na jedné straně s nákupem a na druhé straně s expedicí. Každý pohyb ve skladu má svůj obraz v účetnictví, tak aby byla zajištěna spolehlivá konzistence dat.

Oblast skladového hospodářství Vám nabízí kompletní evidenci materiálu, zboží, polotovarů, výrobků nebo jiných položek. Materiál je oceňován metodou FIFO, metodou váženého průměru nebo prostřednictvím plánovaných cen. Vazba na účetnictví je mimořádně důležitá a znamená mimo jiné možnost on-line pohledů do saldokonta, on-line zaúčtování příjemek a výdejek.

Mimo vazbu na účetnictví jsou agendy přímo napojeny na výrobní agendy. Z hlediska výrobních jednotek se zde sledují skutečné materiálové náklady na zakázky, nakupuje se materiál podle požadavků výroby a naopak výrobě jsou předávány informace o stavu zásob.

Sklad

Program umožňuje vedení libovolného počtu skladů. Typ skladuje je definován jeho obsahem, přičemž se může jednat o sklad materiálu, zboží, výrobků nebo polotovarů. Každý sklad parametricky ovlivňuje chování se programu (např. se zde definuje zdroj nákupní ceny na příjemce, typ likvidace požadavků po příjmu, typ rušení rezervací po zrušení příjmu apod.). Nad každým skladem existuje celá škála funkcí.
Sklad přirozeně umožňuje příjem materiálu. Typ příjmu je charakterizován jeho povahou. Příjemky lze generovat na základě vydaných objednávek, výrobního příkazu, případně převodem z jiného skladu. Již existující příjemku lze stornovat vytvořením tzv. stornopříjemky. Příjemky lze tisknout do uživatelsky definovatelných sestav.
Druhým nejčastějším pohybem na skladě je výdej. Opět je možno sledovat typ výdeje podle povahy. Výdejky lze generovat na základě došlých objednávek (výběrem z rezervací nebo nezlikvidovaných požadavků), příp. výdejem na výrobní příkaz.
Specifickou funkcí nad výdejkami je převod ze skladu na jiný sklad, pro který je automaticky generována příjemka.
Existující výdejku lze stornovat, a to vytvořením speciální výdejky - vratky.
Evidenční ceny se u výdejek automaticky doplňují dle nastavené metody účtování (FIFO, průměrná nebo plánovaná cena), přičemž prodejní cena se určuje nezávisle podle zvoleného cenového systému. Parametricky je možné navíc nastavit ruční výběr konkrétní dodávky, ze které se bude vydávat.
Vydávat lze i v jiné měrné jednotce, než v základní. Koeficienty přepočtu jednotlivých měrných jednotek daného materiálu se definují na materiálové kartě a je možné je použít i pro přepočet hodnot do výkazů Intrastat. Výdejky je možné tisknout do uživatelsky definovatelných sestav (výdejka, dodací list, předávací protokol apod.).
Sklad automaticky generuje účetních doklady. Systém umí zcela nezávisle na uživateli každý pohyb na skladě automaticky on-line účtovat. I zde je zde zajištěna možnost účtování podle druhů, podle střediskového členění, podle zakázek, podle výrobních příkazů a podobně. Vše se děje zcela automaticky na základě předem nadefinovaných vlastností systému.
Z účetnictví je potom opačná vazba na prvotní doklady a účetní má tak celý proces zcela pod kontrolou, aniž by musel rutinně účtovat každý jednotlivý skladový pohyb.
Sériové čísla, šarže a expirace
Pro možnost sledování zboží označených sériovým číslem, šarží nebo zboží podléhající exspiraci je k dispozici funkce, která umožňující vydávat skladové položky „ručně“ a nevydávat automaticky dle FIFO. Při příjmu systém vyžaduje zadání povinných parametrů na základě kterých bude zboží vydáváno.
Velikosti, barvy
Systém umí efektivně pracovat s problematikou sledování barev, velikostí a dalších parametrů u jedné skladové položky. Příkladem může být textil, některé druhy potravin, železářské a hutní výrobky a podobně.
Skladová místa
Systém umožňuje plánovat umístění zboží na skladě a provádí automatické umístění do skladových míst. V okamžiku výdeje systém naopak upřesňuje, kde na skladě daná položka leží. V rámci této funkcionality je možno kontrolovat exspirace, provádět přemísťování zboží a podobně.
Reklamace
Modul reklamací umožňuje sledovat dodavatelské i vlastní reklamace. Reklamační řízení Vám zprůhlední a zjednoduší průběh reklamace, ušetří čas strávený administrativou a riziko prodlení 30-ti denní lhůty.
Fakturace
Systém je napojen na fakturaci, takže jakýkoliv pohyb na skladě je možno i automaticky vyfakturovat.
Skladové položky
Číselník skladových položek je navržen tak, aby vyhověl téměř každé firmě. Pracuje s 50ti místným kódem položky a vícejazyčným názvem položky. Systém navíc obsahuje metodu šablon, která umožňuje generovat nové skladové položky podle předem stanovených pravidel a poloautomaticky. Každá skladová položka obsahuje mnoho kvalitativních informací (míry, váhy, hustoty, barvy a podobně). Systém zvládá zpracování skladových položek ve vícero měrných jednotkách. Skladová položka obsahuje převodní tabulku mezi jednotkami. Vedle těchto jednotek je pro potřeby výroby položka opatřena čtyřmi typy norem. Každá skladová položka obsahuje seznam dodavatelů, včetně informací o dodavatelském názvu, kódu, ceně, objednatelném množství, kvalitě, dodací lhůtě a podobně. Podobné, byť jednodušší, je to v případě odběratelů. U skladové položky je pro potřeby obchodních organizací několik typů ceníků a způsobů výpočtu konečné prodejní ceny.  U skladové položky se též definují limity zásoby pro jednotlivé sklady a možné náhrady. Skladové položky jsou dále vybaveny celou řadou strukturovaných poznámek a volitelných parametrů. V neposlední řadě je skladová položka opatřena čárovým kódem pro samotnou položku nebo pro různé typy jejího balení.

Seznam implementovaných funkcí

Skladové položky            Oceňování skladu
Skladové položky            Přecenění skladu dle plánovaných cen
Skladové položky            Skladová inventura
Skladové položky            Evidence minimálního množství na skladě
Skladové položky            Evidence stejného zboží ve více velikostech, barvách a podobně
Skladové položky            Automatický prodej s recykl. poplatkem
Skladové položky            Evidence čárových kódů
Skladové položky            Evidence sériových čísel
Skladové položky            Záměna skladových položek
Skladové položky            Sledování šarží
Skladové položky            Informativní cenový systém
Skladové položky            Sledování odběratelů
Skladové položky            Informace pro výkaz Intrastat
Skladové položky            Stavy, pohyby, umístění, rezervace, …
Skladové položky            Sloučení položek pod jednu kartu
Skladové položky            Evidence souboru zboží
Skladové položky            Umisťování zboží na skladě
Skladové položky            Automatická fakturace služeb spolu s vyskladňovanou skladovou položkou
Skladové položky            Skladová evidence
Skladové položky            Evidence minimální marže
Skladové položky            Evidence skladových položek
Skladové položky            Generování skladové položky dle šablony
Skladové položky            Evidence součástí dodávek
Skladové položky            Přepočet na více měrných jednotek
Skladové položky            Parametry vstupní kontroly
Skladové položky            Kategorizace zboží
Skladové položky            Výpočet prodejní ceny podle různých cenových systémů
Skladové položky            Evidence obalů
Skladové položky            Sledování dodavatelů
Skladové položky            Sledování expirací
Skladové položky            Sledování obsahu lihu na skladové položce
Skladové položky            Evidence spotřební daně
Skladové položky            Změna kódu skladové položky
Skladové položky            Konsignační sklady dodavatelů
               
Příjemky             Automatické zaúčtování příjemky
Příjemky             Příjemky
Příjemky             Likvidace faktur
Příjemky             Předpříjemky
Příjemky             Příjem pomocí vydané objednávky
Příjemky             Kusovník pro příjem položky a automatický výdej komponent
Příjemky             Automatické vytvoření výdejky z příjemky
Příjemky             Rušení rezervací při stornu příjemky
Příjemky             Vytvoření dobropisu
Příjemky             Automatické likvidace požadavků
Příjemky             Příjem pomocí čtečky čárových kódů
Příjemky             Evidence spotřební daně
Příjemky             Rozpouštění slevy na příjemce
Příjemky             Stornování příjemky
Příjemky             Umisťování na skladě
Příjemky             Expediční dávky
Příjemky             Automatické vytvoření příjemky pomocí výdejky
Příjemky             Příjem skladové položky
Příjemky             Vstupní kontrola
Příjemky             Přecenění příjemky, ze které se vydávalo (PrecenPrijem.bpl)
Příjemky             Evidence sériových čísel
Příjemky             Rozpouštění nákladů na příjemce
Příjemky             Příjem z výrobního příkazu a odvádění
               
Výdejky               Funkce pro likvidaci
Výdejky               Storno výdejky
Výdejky               Vyskladnění skladových míst
Výdejky               Vytvoření (oprava) faktury
Výdejky               Kontrola položek výdejky na DPH z různých období
Výdejky               Uzamčení výdejky po tisku
Výdejky               Výdej pomocí přijaté objednávky
Výdejky               Vytvoření dobropisu
Výdejky               Výdej všeho z označených příjemek
Výdejky               Výdej pomocí čtečky čárových kódů
Výdejky               Automatické zaúčtování výdejky
Výdejky               Kusovník pro výdej položek a automatický příjem výrobku
Výdejky               Převodka
Výdejky               Evidence spotřební daně
Výdejky               Vyskladnění předvýdejky převodem z jiného skladu
Výdejky               Vyskladnění celého skladu
Výdejky               Ruční výběr sériových čísel
Výdejky               Předvýdejky
Výdejky               Výdej pomocí výrobního příkazu
Výdejky               Výdej pomocí expedičních dávek
Výdejky               Výdej skladové položky
Výdejky               Ruční výběr dodávek
               
Základní nastavení          Cenové systémy
Základní nastavení          Číselníky modulu Sklady
Základní nastavení          Slovník pojmů
Základní nastavení          Restrikce a oprávnění modulu Sklady
Základní nastavení          Parametry modulu Sklady
               
Vydané objednávky      Vydané objednávky
Vydané objednávky      Plán rezervací na přijatých objednávkách
Vydané objednávky      Vytvoření VO pomocníkem dle skladových položek
Vydané objednávky      Automatické zaskladnění vydané objednávky
Vydané objednávky      Schvalování vydaných objednávek
Vydané objednávky      Vytvoření VO hromadně pomocí zadaného filtru
Vydané objednávky      Vytvoření VO pomocníkem dle dodavatele
Vydané objednávky      Vytvoření vydané objednávky
Vydané objednávky      Označení položky jako "zrušená"
Vydané objednávky      Sledování historie jednání se zákazníkem
Vydané objednávky      Sledování stavu vydané objednávky
Vydané objednávky      Náhrada položky
Vydané objednávky      Potvrzování vydaných objednávek
               
Automatizace   Standardní řešení pro off-line BC terminály
Intrastat              Intrastat

Spisová služba

Spisová služba

Účelem této aplikace je trochu nadneseně zbavit se papírů a pracovat jen s elektronickými podobami dokumentů. Hlavní myšlenkou je umožnit hned na vstupu do firmy dokument převést do elektronické podoby (naskenovat) a potom již pracovat pouze s touto kopií. Dokumenty, které vznikají ve firmě, prochází různými procesy v elektronické podobě do té doby, než je někdo vytiskne.
Prostřednictvím tohoto doplňku můžete efektivně spravovat řízenou dokumentaci ve firmě. Dokumenty jsou rozděleny podle typů

·         došlá pošta
·         odeslaná pošta
·         dodavatelské smlouvy
·         odběratelské smlouvy
·         směrnice a metodické pokyny
·         formuláře a šablony
·         vzory smluv
·         kniha došlých faktur
·         ostatní dokumenty
 
Všechny dokumenty jsou evidovány v číselných řadách. Každá číselná řada nese informace o typu dokumentu a nastavuje i množinu stavů, kterými dokument může procházet (např. „nový dokument“, „rozpracováno“, „vyřízeno“ a podobně.). Každá řada též určuje kde je umístěn originál dokumentu. Spisová služba využívá funkce pro řízení workfow („procesy“) a umožňuje řídit předávání dokumentu mezi jednotlivými pracovníky. Systém předávání je velmi propracovaný a umožňuje nejen udržet pořádek v dokumentaci, ale i jednoznačně rozdělovat odpovědnost jednotlivých pracovníků.
Každý dokument nese podrobné informace o svém původu a vazbu na obchodního partnera (například v případě smluv, došlé pošty a podobně), dále pak soupis úkolů, které plynou pro různé pracovníky z tohoto dokumentu, vazby na záznamy z jednání s obchodním partnerem a v neposlední řadě souhrn elektronických příloh (sken dopisu, elektronická kopie smlouvy, obrázkové přílohy, přílohy ve formátu word, excel, pdf a jiné).
 
Zvláštním typem dokumentů jsou ty, které tzv. podléhají změnám. Jsou to obvykle směrnice, vzory smluv a podobně. Tyto dokumenty mají oproti ostatním navíc tu vlastnost, že změny v nich lze provádět pouze řízeným způsobem. Každá změna musí projít návrhem, schválením, distribucí a uvedením v platnost. Program pohlídá provedení všech kroků a zařídí i rozeslání informací všem zúčastněným osobám. Při realizaci změn si program pamatuje historii změn a nemůže být tedy pochyb o tom,  jak vypadala směrnice, nebo šablona smlouvy v určité době.
Program splňuje nároky normy ISO 9001:2008. 

Evidence docházky

Docházka

Docházkový systém je vyspělým a komplexním řešením problematiky docházky pro subjekty prakticky libovolného zaměření a velikosti. Systém je napojen na inteligentní docházkový terminál, k němuž jsou standardně dodávány bezkontaktní snímače čipových karet a svými možnostmi výrazně převyšuje systémy tzv. „píchaček“. Docházka velice snižuje pracnost všude tam, kde se sleduje hodinová mzda, služební cesty, přestávky v práci a podobně.

Charakteristika

Aplikační část systému v návaznosti na „mzdy“ umí hlídat jak pevnou pracovní dobu, tak pružnou pracovní dobu. Systém nabízí elegantní řešení nutnosti sledovat docházku, jehož hlavní předností je výkonnost, spolehlivost, snadná obsluha a minimální provozní náklady.
Aplikační část docházkového systému tvoří agenda Docházka. Ta je součástí „Okruhu personálních agend“ systému Vision32. Docházka slouží především ke sledování příchodů a odchodů pracovníků, k nastavení systému, sběru dat, jejich zpracování a následným výstupům (ať už na obrazovce monitoru, prostřednictvím sestav nebo do Mzdových agend).

Funkce docházkového systému

Příchody – odchody
V systému je nastavitelný seznam akcí (příchod, odchod, odchod k lékaři, odchod na oběd a příchod z oběda, odchod na dovolenou atd. podle potřeb uživatele). Zvolená akce se vždy ukazuje na displeji snímače. Systém automaticky ukončuje akce (např. při nástupu na dovolenou v průběhu pracovní doby – program započítá do dovolené zbytek pracovní doby apod.). Automaticky přenáší akce do dalšího dne.

Kalendář
Systém využívá kmenových údajů z mezd s tím, že každému pracovníkovi lze přiřadit docházkový kalendář. Nad definicí kalendářů existuje mnoho funkcí pro vzájemné kopírování, automatické generování a podobně. Systém pomocí kalendářů sleduje pevnou i pružnou pracovní dobu nebo jejich kombinaci.
Sledování přítomnosti
V kterémkoliv okamžiku je možno zjišťovat přítomnost zaměstnanců na pracovišti, nebo zjišťovat kde se právě nachází. Přítomnost je možné sledovat v reálném čase.

Prohlížeče
Tak jak je zvykem v systému Vision32, základní přehledy o pořízených datech případně možnosti nastavení systému (číselníky) poskytují následující prohlížeče: Přehled docházky za zvolený den (nebo více dnů), Přehled docházky za aktuální den (sledování docházky v reálném čase), Souhrn docházky za aktuální měsíc, Záznamy z terminálu, Chybné záznamy z terminálu (např. identifikace kartou, která není zanesena do systému apod. – chybný záznam je možné opravit, není nutné jej pořizovat znovu) Kalendáře, Akce. Nad všemi prohlížeči jsou k dispozici běžné funkce: třídění, filtrace, tisk, export atd.

Další funkce
Pro jednodušší spolupráci s modulem mzdy je zde možnost pořizování příplatků, prémií a jiných mzdových složek. Modul navíc počítá zůstatek dovolené, náhradního volna, přesčasů apod. s možností zobrazení těchto informací na displeji snímače.
Návrhář tiskových výstupů. Veškeré výstupy z Docházkového systému je možné realizovat pomocí Návrháře tiskových výstupů. Tento nástroj umožňuje uživateli na veškerých datech definovat libovolné výstupy. Uživatel tak není odkázán na to, co mu poskytne programátor, ale vytváří si sestavy podle vlastních momentálních potřeb, nezbytným předpokladem je ovšem znalost jazyka SQL. Možnosti návrháře jsou obrovské: práce s grafikou, písmy, libovolné rozmístění objektů, možnost okamžitého náhledu atd.
Napojení dat prostřednictvím ODBC
Data lze plnohodnotně zpřístupnit prostřednictvím ODBC ovladačů i v jiných aplikacích (např. MS Excel).
Docházkový systém využívá pro správu dat SQL databázi společnosti Sybase SQL Anywhere Studio OEM. Tato databáze je k dispozici pro všechny běžné síťové platformy.

Z dalších funkcí je možno zmínit ještě:

  • Sledování přítomnosti v reálném čase
  • Výpočet docházky
  • Docházka za aktuální měsíc
  • Správa přístupů

 

 

Docházkový hardware

Docházkový terminál TM120 D
Terminál TM120 D je určen pro elektronickou evidenci pracovní docházky. Pracuje se všemi čtečkami identifikačních karet s výstupem ve formátu ABA track II o délce 10 znaků (bezkontaktní, magnetické, čárového kódu apod.) a lze k němu připojit až dvě tyto čtečky. První čtečka je fixně určená pro příchod. Druhá čtečka je určená pro všechny akce a uživatelské funkce. Výchozí akcí této čtečky je odchod.

Standardně je k terminálu dodávána dvojitá čtečka bezkontaktních identifikačních karet s čipem EM4102 (viz obrázek).
Obě čtecí části této čtečky jsou synchronizovány, což umožňuje instalaci čtecích antén v těsné blízkosti. Čtecí dosah této čtečky je 10 cm. Využitím dvojité nebo použitím dvou čteček je možné rozlišit příchod a standardní odchod bez nutnosti jakéhokoliv zásahu na terminálu.
Ostatní akce a funkce lze volit pomocí klávesnice. Pro rychlou volbu základních akcí je k dispozici pět kláves. Těmto klávesám jsou přiřazeny akce PŘÍCHOD, ODCHOD, SLUŽEBNÍ CESTA, DOVOLENÁ a LÉKAŘ. Ostatní akce, včetně základních, je možné volit pomocí kurzorových kláves ze seznamu akcí nebo programovatelnou rychlou volbou numerickou klávesnicí, kdy se požadované akce přiřadí jednotlivým numerickým klávesám. Celkem je možné uživatelsky definovat až 100 akcí.
Mezi uživatelské funkce patří zadání akce na další den. Touto funkcí se zadává akce, která je automaticky pořízena další pracovní den a to dle nastavení kalendáře, který má daný zaměstnanec přiřazen. Tato funkce se využívá například při služební cestě, která začíná další pracovní den nebo při předem známé návštěvě lékaře a podobně. Kombinace této funkce s akcí PŘÍCHOD je samozřejmě blokována.
Další funkcí je INFO, která po identifikaci zaměstnance zobrazí na displeji údaje o dovolené, odpracované době, přesčasech a náhradním volnu daného zaměstnance. Funkce je dostupná pouze v on-line režimu. Poslední funkcí je STORNO, kterým se ruší dříve uvedené funkce a také umožňuje zrušit chybně zadanou funkci.
Do interní paměti je možné vložit až 1 024 karet. Každá karta má zvlášť nastavené týdenní časové restrikce, definující oprávnění pro vstup s rozlišením po 1 hodině.
Terminál může pracovat v on-line i off-line režimu. V off-line režimu umožňuje kapacita paměti zaznamenat až 2 860 záznamů. Počet zaměstnanců není v online režimu prakticky omezen.
Terminál komunikuje sběrnicí RS485 nebo volitelně ethernetem. Terminál je vybaven i výstupem pro otevírání dveřního zámku.

Technické parametry

Napájení: 8-14V SELV
Odběr: max. 350 mA (včetně LAN, RFR120)
Paměť záznamů: 2860
Počet karet pro přístup: až 1024
Displej: 2x16znaků
Komunikace: RS485, Ethernet (volitelně)
Vstupy: 2x ABA Tr.II 10 zn. (verze docházka), dveřní kontakt, tamper (rezervováno)
Výstupy: elektromagnetický otevírač (nízkopříkonový) max. 500 mA, bezpotenciálové kontakty relé (rezervováno)
Rozměry: 150 x 80 x 35 mm
Provozní teplota: 0-40 °C

Prodejní pokladny

Prodejní pokladna

 

Pokladní systém představuje specializované řešení pro subjekty, které v rámci své činnosti využívají pokladní prodej.
V praxi se může jednat o prosté doplnění komplexního podnikového systému o „pokladny“. Stejně tak lze tento produkt využít pro provoz jedné či několika prodejních pokladen v maloobchodní prodejně. Vlastní obsluha je velice jednoduchá a nevyžaduje hlubší znalosti práce s PC.

Pokladní systém je vnořenou součástí komplexního informačního systému a tím pádem plně a v reálném čase komunikuje s dalšími úlohami jako je sklad, objednávání zboží, převody zboží mezi pobočkami, účetnictví, saldokonto, finance a další. Pokladní systém v omezeném rozsahu využívá funkčnosti okruh logistických agend. Pokladní systém mimo jiné obsahuje evidenci obchodních partnerů, výdej ze skladu, fakturace včetně dobropisů, vrubopisů a zálohových listů, reklamační řízení s dodavatelem, reklamační řízení s odběratelem, pokladní směny a pokladny. 
Řešení předpokládá využití „standardního PC“, s monitorem a klávesnicí. Pro zrychlení a zjednodušení prodeje lze využít čtečku čárových kódů, která je připojena přes „klávesnicový“ vstup.
Kromě čtečky lze k systému připojit další příslušenství (např. fiskální zařízení, vybrané stand-alone pokladny, čtečky ccs karet, čtečky platebních karet, zákaznický display a dotykový display - podrobnosti vám sdělíme na požádání).     

Pokladník může realizovat jednak příjem hotovostní platby ale i platbu kartou (současně může vystavovat faktury přímo z „poklady“). K dispozici je možnost použít cenové systémy, pomocí nichž je možno realizovat slevy pro vybrané zákazníky.
Pokladní prodej pracuje s pojmy "Směna", "Pokladna" a "Pokladní doklad"

Směna
Program pracuje tak, že při zahájení práce zobrazí seznam otevřených i uzavřených směn. Uživatel buď zahájí novou směnu, nebo pokračuje v již rozpracované směně. Bez toho, že by se uživatel přihlásil ke směně nebo bez toho, že by směnu sám zahájil, není možno prodávat. Program neumožňuje, aby na jedné pokladně bylo otevřeno současně více směn než jedna.

Pokladní doklad
Každá směna obsahuje seznam pokladních dokladů uskutečněných v rámci dané směny.
Každý pokladní doklad obsahuje seznam prodaných položek a množství.

Prodejní pokladna

Prodejní pokladna má další funkce, které slouží pro uzavírání směn, předávání hotovosti, zaúčtování odvodu tržby a pro realizaci výdeje ze skladu se zaúčtováním výdeje.

Pokladní systém je vybaven mimo výše popsané i těmito funkcemi:

  • Komunikace s fiskální tiskárnou

  • Komunikace s pokladní zásuvkou

  • Nastavení čtečky čárových kódů

  • Komunikace s fiskálním modulem

  • Zobrazení ceny nákupu na displej

  • Vrácení zboží

  • Vložení hotovosti do pokladny v rámci neuzavřené směny

  • Vystavení faktury z pokladny (bez pokladního dokladu)

  • Vystavení výdejky z pokladny (bez pokladního dokladu)

  • Poskytnutí slevy

  • Speciální výpočet množství k výdeji

  • Ukončení směny a odvod tržby

  • Vrácení DPH

  • Přijetí zálohy a její vyúčtování

  • Odvod hotovosti z neuzavřené směny

  • Založení směny

 

 


Evidence porad

Evidence porad

 

Evidence porad je funkce, pomocí níž je možno plánovat porady pracovních týmů a současně evidovat zápisy z již uskutečněných porad včetně úkolů z nich plynoucí. Evidence je přímo napojena na sdílený kalendář a plánování času je tedy výrazně zjednodušeno.
Záznamy lze rozčlenit do několika číselných řad, kterými můžete rozlišovat střediska, pracovní skupiny, roky a podobně. Pro snadnější plánování lze v definici číselné řady nastavit skupinu lidí, které budete pravidelně na tyto porady zvát, můžete přednastavit místnost a další vlastnosti. Plánujete-li některé porady pravidelně, (například jednou týdně vždy v pondělí v 8 hodin), umožní vám program vytvořit tzv. pravidla pro plánování. Program potom umí automaticky vygenerovat plán porad na období, které zvolíte. Velice si zefektivníte rutinní činnosti.
Plán porady obsahuje základní informace o připravované poradě (kdy, kde, kdo ji svolal a plánovaný program a seznam pozvaných osob), včetně stavu.
Záznam o průběhu porady potom obsahuje nejen prezenční listinu, časové údaje, označení vedoucího a zapisovatele, ale též seznam úkolů a případně seznam související dokumentace.
Velmi užitečnou schopností porad je možnost propojení s projekty a marketingovými akcemi, což jsou agendy, kde se předpokládá silná kooperace týmu lidí a potřeba zaznamenávat dohodnuté postupy a úkoly.

 
Další funkce
·         Evidence úkolů z porady
·         Pravidla pro generování porad
·         Propojení s projekty
·         Odeslání pozvánky emilem

Výběr zaměstnanců

Výběr zaměstnanců (výběrová řízení)

Funkce je určena těm uživatelům, kteří organizují a vedou výběrová řízení budoucích zaměstnanců. Funkce umožňuje tuto práci ulehčit a zobjektivnit. Významným přínosem je vyšší míra kontroly této činnosti pro management. 
Tato úloha vám pomůže sledovat jednotlivá, vyhlášená výběrová řízení. Je přitom jedno, jestli se jedná o jednorázový nábor pro určitou pozici, nebo dlouhodobý nábor pracovníků.
V systému si můžete pro každou pozici nastavit výběrová kritéria s bodovým ohodnocením. U každého uchazeče můžete následně vyhodnocovat splnění těchto kritérií (zvolených parametrů). Systém vám tak pomůže objektivně vybrat nejideálnějšího pracovníka.
Výběrová řízení můžete organizovat i vícekolově, což vám umožní udělat nejdříve hrubý předvýběr a nadějným uchazečům se pak můžete věnovat pečlivěji – přičemž pro každé kolo lze zadat konkrétní výběrové parametry, termíny a odpovědnou osobu.
Systém eviduje nejen požadavky a hodnocení, ale též veškeré vámi požadované materiály, které uchazeč dodal.
 
Aplikace je součástí celého systému a má vazby na personální agendu, na spisovou službu a obecnou databázi všech kontaktů. Funkce primárně eviduje jednotlivá výběrová řízení. U nich můžete nastavit celou řadu vlastností, včetně požadavků na uchazeče a včetně jednotlivých kol výběrového řízení.

 
Každé kolo výběrového řízení se chová jako dílčí výběrové řízení obsahující samostatné požadavky. Uchazeči, kteří splní definované požadavky jednoho kola, jsou systémem propuštění do dalšího kola. Použití více kol u jednoho výběrového řízení není podmínkou a u jednodušších řízení není hodnotitel touto vlastností jakkoliv obtěžován.

Požadavky výběrového řízení (nebo jednotlivých kol) jsou rozděleny na „nutné“ a „vítané“, přičemž vítané požadavky lze ohodnotit vámi definovanou bodovou škálou a té ještě i přiřadit určitou váhu (koeficient, kterým se dosažené body budou násobit). Ve speciálním případě lze požadavky pojmout jako test a vytisknout uchazeči sadu otázek, na které uchazeč písemně odpoví a hodnotitel následně oboduje odpovědi.

Při vyhodnocování program u každého uchazeče zobrazí soupis požadavků. Hodnotitel může zaznamenávat výsledky uchazeče do připravených formulářů.

Výsledky všech kol a všech uchazečů jsou hodnotiteli zobrazeny v přehledné tabulce. Body jsou přirozeně propočítány podle váhy a celý seznam je seřazen od nejlepšího uchazeče k nejhoršímu.

Poptávkové řízení (výběr vhodného dodavatele)

Poptávkové řízení

 
Funkce slouží k evidenci a zpracování poptávek na dodání určitého zboží, materiálu nebo služeb a dále k automatickému vytvoření vydané objednávky přímo pomocí informací z poptávkového řízení a k aktualizaci dodavatelských ceníků.
 
Princip „Evidence poptávkového řízení“ je založen na vytvoření poptávkového dokumentu, který obsahuje soupis poptávaných položek s uvedením podrobností. K takto vytvořené poptávce se přiřadí seznam potenciálních (poptávaných) dodavatelů. Poptávkový dokument je možno elektronicky odeslat zvoleným dodavatelům.
V průběhu poptávkového řízení uživatel zapisuje nabídky dodavatelů pro závěrečné hodnocení. Vzniká tak postupně databáze dodavatelů určité služby nebo zboží (materiálu), kterou je možno využít v okamžiku tvorby vydaných objednávek. Uživatel může řídit stav poptávkového řízení a v určitém okamžiku řízení ukončit.
Funkce je přímo integrovaná do části zásobování a sklady s vazbou na číselníky skladových položek, číselníky služeb a vydané objednávky. Důležitá vazba je též na část CRM. U každého poptávkového řízení lze pořizovat záznamy o jednáních s potenciálním dodavatelem, díky čemuž má nákupčí přehled o telefonických, emailových a dalších kontaktech s partnery.   
 
Další funkce
Funkce „Vytvoření objednávek“ umožňuje uživateli vybrat poptávané položky, u každé položky program nabídne oslovené dodavatele včetně nabídnutých hodnot a uživatel jen rozhoduje, u kterého dodavatele jednotlivé položky objedná. Program následně vytvoří tolik objednávek, kolik dodavatelů bude zvoleno.
Návaznost na Vydané objednávky.
 
Funkce „Aktualizace dodavatelského ceníku“ slouží k přenesení zjištěných a zaznamenaných nabídek dodavatelů do evidence „dodavatelských ceníků“. Funkci spouští uživatel ručně, aby bylo možno zajistit selektivní aktualizaci dodavatelských ceníků.

Sledování rizik a neshod

Neshody

Všechny společnosti, které mají implementovaný systém řízení kvality podle normy ISO 9001, musí řídit neshody a nápravná opatření. S tím  souvisí i další agenda, kterou je řízení rizik. Myšlenka této funkcionality je v propojení těchto problematik. 
Vycházíme z toho, že společnost by především měla řídit rizika podnikání. Na základě vyhodnocení rizik je nutno stanovovat preventivní opatření k minimalizaci, či eliminaci rizika. Pokud se něco nepodaří, musí na to společnost reagovat řízeným způsobem. Společnost provede záznam a neshodě, neshodu vyřídí a stanoví tzv. nápravná opatření. 

Dostáváme tedy čtyři kategorie velmi podobných agend, které jsou vzájemně provázané.  Řízení rizik, preventivní opatření, řízení neshod a nápravná opatření. Všechny agendy mají společné jmenovatele, kterými jsou přinejmenším popis situace, důvod vzniku dané situace, požadovaný způsob vyřešení, zadané úkoly, případně návrh preventivního či nápravného opatření, zpráva o vyřešení a následné hodnocení. Funkce je propojena s workflow a plnění úkolů, či opatření je snadno kontrolovatelné. Všechny záznamy lze kategorizovat a lze tak následně vyhodnocovat tuto činnost nejen podle účinnosti, ale i podle různých kategorií, pracovišť a podobně.

Zavedením této úlohy získáte efektivní nástroj pro sledování rizik, neshod a nápravných opatření. Nejen že splníte požadavky normy ISO 9001, ale získáte nástroj pro podnikání, který podvědomě používá každý rozumný hospodář – tj. předcházet problémům eventuálně poučit se z vlastních chyb. Zaznamenané zkušenosti mají tu výhodu, že je můžete lehce zprostředkovávat dalším lidem.

Objednávání a výdej jídel

Objednávání a výdej stravy

Jedná se o funkcionalitu v systému zařazenou do kategorie doplňků.
 
Určení použití
Doplněk je určen těm společnostem, které provozují pro zaměstnance vlastní výdejnu jídel bez ohledu na to, zdali jídla sami připravují, nebo nakupují od externího dodavatele. Doplněk řeší plánování jídelníčků, objednávání jídel a výdej jídel.
 
Vlastní použití
Aplikace je tvořena rozhraním pro vedoucí jídelny, rozhraním pro strávníky a rozhraním pro výdej stravy.
Rozhraní pro vedoucího jídelny umožňuje vytvářet nabídky jídel na libovolnou dobu dopředu. Na každý den může být připraveno libovolné množství jídel. Jednotlivá jídla mohou být opatřena dvěma cenami (pro zaměstnance a pro externího strávníka). Nabídky jídel lze připravovat pomocí naplněných číselníků tak, aby obsluha nemusela vypisovat každý popis opakovaně. V případě spolupráce s externím dodavatelem nabídky jídel do systému naimportovat (funkce není součástí standardního řešení a je nutno ji připravit na míru). Vedoucí jídelny má též k dispozici přehled o objednávkách jednotlivých strávníků a může v nich provádět autorizované změny (pro případ telefonické objednávky od strávníka).
Rozhraní pro strávníky umožňuje přehlednou formou zobrazit nabídky jídel a snadno zadat své objednávky na několik dní dopředu. Strávník může své objednávky též měnit, či rušit s omezením na předem definovaný „nejzazší okamžik změny“ (strávníkovi lze například zamezit provést změnu méně než 24 hodin před výdejem posledního jídla). Rozhraní pro strávníky má variantu „kiosek“ a „web“. Varianta „kiosek“ je určena pro samoobslužné terminály umístěné obvykle v jídelnách nebo na vstupu do jídelny a souží k zadávání objednávek (strávník se identifikuje pomocí docházkové karty). Varianta „web“ slouží pro objednávání jídel z prostředí internetu. Strávník se identifikuje uživatelským jménem a heslem.
 
Prostředí pro objednání je vytvořeno se zřetelem na maximální přehlednost a jednoduchost ovládání.
Rozhraní pro výdej stravy je určeno k záznamu výdeje stravy. Strávník se zde identifikuje docházkovou kartou, pracovníkovi výdeje stravy se po té zobrazí objednané varianta jídla a počet zbývajících jídel ve všech existujících variantách. Rozhraní komunikuje s databází online a upozorní na opakovaný výdej, případně upozorní na chybné výdejní místo v případě, že strávník se pokouší odebrat jídlo na jiném místě.
Mimo uvedené vlastnosti systém pracuje s tzv. „burzou“. Burza slouží k řešení objednávek po termínu uzavření. Je to místo, kde může strávník nabídnout své objednané jídlo po uplynutí doby poslední změny. Kdokoliv zde tedy může na „poslední chvíli“ získat jídlo, které už by si nemohl objednat a opačně kdokoliv se může zbavit objednávky, která by mu propadla.
Systém je napojen na mzdovou a personální agendu (pracuje s docházkovými údaji a umí srážet cenu odebraných jídel z mezd v nastaveném rozsahu), dále systém spolupracuje s účetními agendami a umí kontrolovat kredit externích pracovníků. Systém umí též vystavit interní faktury v případě objednání jídla pro návštěvy, kterým není vhodné jídlo naúčtovat.
 
 
Výdejní terminál
Výdejní terminál je koncipovaný jako malé jednoúčelové bezdotykové a bezobslužné zařízení nenáročné na spotřebu energie a odolné proti podmínkám v jídelnách. Terminál je obvykle umístěn u výdejního okénka v dosahu strávníka a viditelné jak pro strávníka, tak pro výdejce. Terminál je napájen pomocí ethernetové přípojky a je online připojen k centrální databázi. Účelem terminálu je zaznamenání výdeje jednoho jídla prostřednictvím bezdotykové karty (použije se tatáž karta, která slouží pro evidenci docházky). Terminál ihned zobrazí informaci o vydávaném jídle a výdejním místě. Pro pracovníky výdejny je na terminálu též ihned zobrazena informace o počtu zbývajících jídel, což jim pomůže při odhadech zbývajícího množství příloh a podobně. Terminál též upozorní na jakékoliv kolize. Například pokud již bylo jídlo vydáno, nebo pokud má strávník jídlo připraveno na jiném výdejním místě.
  
Objednávkový kiosek
Pro strávníky má systém připraven objednávkový kiosek. Kiosek je koncipován jako speciální jednoúčelový počítač s odolnou dotykovou obrazovkou. Prostředí je koncipováno tak, aby strávníkovi bylo umožněno přihlášení k vlastním objednávkám pomocí docházkové karty a naopak aby nebylo možno z prostředí provést jakékoliv jiné nechtěné zásahy do systému. Strávník může pomocí kiosku objednávat jídlo nebo provést povolené změny v již odeslaných objednávkách. Kiosek je online napojen na centrální databázi prostřednictvím ethernetové přípojky nebo prostřednictvím WiFi.

Další funkce stravovacího software 

·         Podpora více jídelen
·         Rozdělení strávníků do kategorií
·         Tvorba a údržba databáze jídel
·         Sestavování jídelníčků
·         Objednávání přes grafický pult
·         Přehledy pro kuchyni
·         Automatizovaný výdejový systém
·         Přehled účtů strávníků
·         Přímá vazba na PaM a Ekonomiku Vision32 


Plánování a sledování dopravy

Plánování a sledování dopravy

Funkce je součástí širších funkcionalit modulů CRM a Zásobování. Slouží k naplánování dopravy pro přijaté objednávky. Je přitom lhostejné, jestli společnost využívá vlastní dopravu, nebo objednává tuto službu u dopravce. Hlavní myšlenkou je umožnit vytvořit plán pomocí položek přijatých objednávek a mít tak přehled, u kterých položek je doprava zajištěna, na kdy, kterým dopravcem a podobně. Funkce používá informace o objemech i hmotnosti zboží a dává dispečerovi informace pro správnou volbu vhodného dopravního prostředku. Funkce umí na jedno auto "naložit" i položky z různých objednávek pro různé odběratele a naplánovat rozvozní trasu. Kromě toho funkce umožňuje vytvoření rozvozního listu, který obsahuje soupis naloženého zboží s místem vykládky nebo nakládky. 

Program umožňuje měnit pořadí nakládek a vykládek, pomocí veřejně dostupných on-line služeb umí přepočítat vzdálenosti po změně pořadí, zjistit celkovou vzdálenost dopravy od nakládky po poslední vykládku a vyhnout se určitým úsekům trasy (například placené úseky, dálnice a podobně). Následně je možno přepravní náklady zkalkulovat a vytořit faktury obsahující nejen zboží, ale i cenu dopravy.

 
Seznam funkcí:

  • Vytváření plánu dopravy pomocí PO, VO, předvýdejek, výdejek

  • Sledování položek, jak s již naplánovanou dopravou, tak s nevyřízeným požadavkem na dopravu

  • Vytvoření dopravy nad označenými položkami

  • Zahrnutí označených položek do existující dopravy

  • Dialog dopravy se seznamem jednotlivých nakládek/vykládek, lze měnit jejich pořadí 

  • Přepočítání vzdálenosti mezi adresami nakládek/vykládek

  • Výpočet celkové vzdálenosti dílčí dopravy

  • Kalkulace dílčí dopravy

  • Expedice pomocí plánu dopravy

  • Fakturace dopravy pomocí plánu dopravy

 
 

Sledování a řízení reklamací
Plánování a řízení údržby
Půjčovna a pronájem majetku

Půjčovna a pronájem majetku

Modul je určen pro evidenci sortimentu k půjčování nebo pronájmu. Každá jedna položka sortimentu se vytváří pomocí číselníku „poskytovaných služeb“, do nějž uživatel vloží vazbu na skutečný předmět určený k pronájmu nebo půjčení. Předmětem může být skladová položka, předmět operativní evidence, majetek zařazený do evidence hmotného nebo nehmotného majetku. Položka sortimentu může být také složena z více pronajímaných předmětů.
Systém automaticky vyhodnocuje disponibilní množství podle skutečného stavu zařazených předmětů a podle stavu vypůjčení. Program též sleduje stav položek po vrácení a v případě nutné opravy tuto položku považuje za nedisponibilní.

Velkou výhodou je, že program nevyžaduje vrácení všech vypůjčených položek ve stejném okamžiku a umí sledovat částečné vratky předmětů.

Modul je napojen na funkce workflow – „schvalovací procesy“ a umožňuje řídit proces půjčování hodnotných předmětů uvnitř společnosti.

Program umožňuje fakturaci za dobu půjčení, případně dopravy nebo opravy předmětu po navrácení. K tomu je využita přímá vazba protokolů o zápůjčce na číselník obchodních partnerů a na modul Ekonomika - Uskutečněné plnění. Samozřejmostí je průběžná, jednorázová nebo nepravidelná fakturace.

 

Seznam funkcí

·         Evidence výpůjček
·         Definice sortimentu půjčovny
·         Vrácení vypůjčených předmětů
·         Fakturace vypůjčených předmětů
 

Výroba

Systém Vision32 můžete použít jak pro řízení zakázkové výroby s libovolnou průběžnou dobou, tak pro malosériovou či velkosériovou výrobu. Typ a odvětví výroby není limitováno. Proces řízení výroby navazuje na „CRM“ části systému a umožňuje z úspěšných obchodních případů generovat zakázky. Funkce zakázek umožňuje zaznamenat veškerou potřebnou dokumentaci, sestavit (v návaznosti na TPV) kusovníky, technologické postupy a provést kalkulace. Proces spolupracuje se skladem i nákupem a umožní zajistit materiál či kooperace. U zdrojů vám systém vypočte kapacitní potřeby, jejich možnosti a zakázku naplánuje. Plánovat lze nejen podle jednotlivých zakázek  ale též na základě dlouhodobých statistik prodeje a predikcí obchodu.

V průběhu realizace vám systém pomůže efektivně řešit skladové pohyby nebo vykazovat operace prostřednictvím čárového kódu a výrobních terminálů umístěných přímo ve výrobě. Odvádění výroby a výpočet nedokončené výroby je opět součástí celého procesu, který končí expedicí, fakturací a vyhodnocením efektivity výroby. Náklady na výrobu se do účetnictví dostávají automaticky prostřednictvím skladových pohybů, režijních faktur, mezd a výkazu nedokončené výroby. Vše je propojeno on-line bez jakýchkoliv datových můstků.

On-line vazby usnadní vašim pracovníkům obchodu získat detailní přehled o stavu výroby, plánovačům ve výrobě získat informace o obchodních aktivitách a managementu informace o efektivitě výroby. Systém je na všech úrovních doplněn i drobnými agendami tak, abyste měli opravdu „vše v jednom“.